Digitales Dokumentenmanagement von der Rechnungserstellung über die papierlose Ablage bis zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung gehört mit zu den am meisten diskutierten Fragen unserer Mitglieder. Das hatten wir als Aufforderung verstanden, den jüngsten Unternehmertreff zu diesem Themenkomplex zu gestalten. Bewährter Veranstaltungspartner war erneut die IHK Bonn/Rhein-Sieg, die auch die Hälfte der Teilnehmer beisteuerte.
AGEV-Geschäftsführer Franz J. Grömping konnte über 50 hoch interessierte Unternehmer und IT-Fachverantwortliche im überaus ansprechenden Ambiente des Tanzhauses Bonn begrüßen. IHK-Partner Heiko Oberlies wies u. a. auf die unterschiedlichen Interpretationsmöglichkeiten des Begriffs „Digitalisierung“ hin.
IT-Fachanwalt Klaus Brisch, DWF Germany Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, dämpfte in seinem anspruchsvollen Eröffnungsvortrag die Hoffnung auf triviale Lösungen. Er stellte heraus, dass die Bewertung der Umstellungsrisiken von entscheidender Bedeutung sei. Der Digitalisierungsprozess sei dann durchaus empfehlenswert und machbar, die Verantwortlichen müssten nur „wach bleiben“.
Ralf Schmitz, ecoDMS Aachen,räumte in einem leidenschaftlichen Plädoyer mit den Mythen auf, die sich um das digitale Dokumentenmanagement ranken, und stellte ihnen die Fakten entgegen, um den Teilnehmern die Angst vor dem Einstieg zu nehmen. Beispielhaft sei erwähnt, dass digital erhaltene Dokumente auch digital archiviert werden müssen oder dass die vorgeschriebenen Verfahrensdokumentationen einfacher umzusetzen sind, als viele befürchten. Kleinere Unternehmen kommen in der Regel mit wenigen DIN-A4-Seiten Text aus.
Mit den neuesten Erkenntnissen aus der Praxis konnte Heiko Schrörs, Grothe-IT, Neuwied, aufwarten, der Teile seines Unternehmensverbundes gerade mithilfe von ecoDMS zu äußerst geringen Lizenzkosten digitalisiert hat. Auch er konnte bestätigen, dass die praktische Umsetzung deutlich entspannter abläuft, als man befürchten muss. Allein die zusätzliche Portoersparnis bringt sofort eine erkleckliche Kosteneinsparung, die die Beteiligten zusätzlich motiviert und die Umstellungskosten von Beginn an amortisieren hilft. Die zahlreichen Fragen aus dem Plenum zu Schrörs‘ Praxisbericht waren erst der Einstieg in viele weitere Diskussionen beim abschließenden Get-together der AGEV- und IHK-Mitglieder.
Fazit: Digitales Dokumentenmanagement lohnt – es ist einfacher, preiswerter und risikoärmer, als man denkt – nur anfangen muss man noch.