Welche Schritte beinhaltet die Verarbeitung von Eingangsrechnungen?

Lieferantenrechnungen müssen mehr oder weniger nach folgendem Schema bearbeitet werden:

• Formale Prüfung
  Enthalten die Rechnungen die Pflichtangaben nach 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), sodass sie zum Vorsteuerabzug berechtigen?
• Inhaltliche Prüfung
  Stimmen die Rechnungsinhalte hinsichtlich der bestellten Ware, der Menge, des Preises und des vereinbarten Zahlungszieles überein?
• Buchung
  Nach der Rechnungsfreigabe werden die Daten in die Finanzbuchhaltungssoftware oder an den Steuerberater übermittelt.
• Bezahlung
  Die Rechnungen werden schließlich bezahlt.

Wie lassen sich die Schritte zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen optimieren?

Damit die Verarbeitung von Eingangsrechnungen effizient gelingt, ist es empfehlenswert, den entsprechenden Prozess digital abzubilden und zu steuern. Hierfür ist es zunächst erforderlich, dass sowohl die Rechnungen als auch die Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine zentral in einem Dokumenten-Management-System (DMS), wie ecoDMS, vorliegen. So können die Beteiligten parallel auf alle für die Bearbeitung notwendigen Dokumente zugreifen. Zudem werden sie platzsparend aufbewahrt. Anschließend gilt es, den bisherigen, analogen Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung in einer Workflow-Lösung digital abzubilden. Hiervor scheuen sich oftmals die Verantwortlichen in den Unternehmen, da sie der Auffassung sind, damit ginge ein hoher Programmieraufwand einher. Jedoch gibt es bereits Lösungen am Markt, die eine grafische Modellierung der einzelnen Schritte mithilfe von Symbolen und Beziehungen ermöglichen. Hierzu zählt natürlich auch unser WORKZ-Add-on, mit dem Unternehmen feste Abläufe definieren und Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten mit geringem Aufwand automatisieren können.

Prozessoptimierung ganzheitlich umsetzen

Die Verarbeitung des bestellbezogenen Rechnungseingangs ist nur ein Beispiel für wiederkehrende Prozesse. Je nach Unternehmensgröße gibt es zahlreiche weitere Abläufe, die oft mehrere Standorte, Abteilungen oder Mitarbeiter einbeziehen und sich nicht standardisiert abbilden lassen. Dies ist insbesondere in den Branchen Industrie, Logistik und Handel der Fall. Aufgrund der oftmals komplexen Abläufe sollten Unternehmen zunächst ihre bestehenden Prozesse analysieren. Denn nur mit deren tiefgreifendem Verständnis können diese optimiert werden.

Folgende Fragen stehen dabei im Mittelpunkt:

• Welche Personen sind wann beteiligt?
• Wie gestaltet sich das Zusammenspiel zwischen den Abteilungen?
• Welche Ausnahmen müssen berücksichtigt werden?
• Welche Prozesse sind voneinander abhängig?
• Welche Informationen benötigen die Sachbearbeiter?
• Wo sind diese Daten abgelegt?
• Welche Schnittstellen existieren zwischen den beteiligten Systemen bzw. müssen noch entwickelt werden?

Sind diese Fragen beantwortet, geht es um die Modellierung der optimierten Prozesse. Hierbei unterstützt unser ecoWorkflow als flexible und anpassbare Plattform. Die Lösung beinhaltet einen grafischen Modeler, mit denen sich Prozesse realitätsgetreu und ohne Programmierkenntnisse abbilden lassen.

Think big, start small

Sicherlich können Unternehmen nicht von heute auf morgen alle Prozesse neu gestalten. Vielmehr sollte schrittweise vorgegangen werden. In der Praxis bedeutet dies, dass sich alle Beteiligten zur Bestandsaufnahme an einen Tisch setzen. Naturgemäß treffen hier unterschiedliche Interessen aufeinander, die im Rahmen eines Workshops auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden sollten. Diese Vorgehensweise, also die Einbeziehung der Mitarbeiter, hat zudem den Vorteil, dass alle Beteiligten frühzeitig in die Umstrukturierung eingebunden und von deren Nutzen überzeugt werden können. Möglichen Widerständen, ausgedrückt etwa mit Sätzen wie „Das haben wir schon immer so gemacht“, lässt sich so begegnen, bevor sie sich verfestigen. Auch die mögliche Angst um den eigenen Arbeitsplatz kann bereits im Keim erstickt werden. Erfahrungsgemäß ist es zudem sinnvoll, bei der Ist-Analyse einen externen Berater hinzuzuziehen, der die Prozesse neutral – das heißt ohne Betriebsbrille – betrachtet. Außerdem kann er bei möglichen Interessenskonflikten zwischen den Abteilungen vermitteln und so „den Druck aus dem Kessel“ nehmen.

Herstellerneutrale Workshops unterstützen die Prozessoptimierung

Zu diesem Zweck bieten wir Unternehmen zweitägige herstellerneutrale Workshops an. Am ersten Tag wird zunächst gemeinsam mit den Entscheidungsträgern ein einheitliches Verständnis für Projekte und deren Struktur geschaffen. Anschließend erfassen wir die bestehenden Abläufe inklusive der dazugehörigen Dokumente und Informationen. In den darauffolgenden Interviews mit den Sachbearbeitern werden die Prozesse anhand von Kriterien gewichtet. Am zweiten Workshop-Tag diskutieren wir mit den Mitarbeitern den erarbeiteten Lösungsansatz, der die vorhandene Infrastruktur berücksichtigt.

Wir bieten den Workshop sowohl vor Ort im Unternehmen als auch virtuell an, wobei hier modernste Augmented-Reality(AR)-Technologie in Form einer sprachgesteuerten Datenbrille zum Einsatz kommt. Diese ermöglicht unseren Beratern auch aus der Ferne einen informativen Blick auf die jeweiligen Arbeitsplätze, um Potenziale bei der Prozessoptimierung vollständig erfassen zu können.

Erfolgreiche Workflow-Projekte gibt es nicht von der Stange

Die baldige E-Rechnungspflicht ist ein guter Anlass, bestehende Prozesse zu optimieren. Denn über kurz oder lang werden Unternehmen Rechnungen nur noch in einem strukturierten Format erhalten, was deren Verarbeitung per se beschleunigt. So entfällt beispielsweise das Abtippen buchungsrelevanter Daten, zugleich aber müssen Unternehmen Eingangsrechnungen auch weiterhin prüfen und freigeben. Neben der Eingangsrechnungsverarbeitung gibt es häufig noch zahlreiche weitere Prozesse, die sich automatisieren lassen und so Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten entlasten. Dafür sollten die Abläufe akribisch betrachtet werden, um vorhandene Schwachstellen aufzudecken. Dazu gibt es keine einfache, allgemeingültige Herangehensweise, da Organisationen unterschiedlich strukturiert sind. Deshalb sind externe Berater bei der Analyse äußerst hilfreich.

Gern unterstützen wir Sie bei der Mission „Prozessautomatisierung“. Fordern Sie dazu unverbindlich ein individuelles Angebot an!