Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS bietet sich als Gratispaket für Privatanwender ebenso an wie für Unternehmen mit vielen Nutzern. Das Client-Server-System ecoDMS speichert Dokumente standardmäßig in der mitgelieferten Datenbank PostgreSQL. Der Server, der sich problemlos auf einem normalen Arbeitsplatzrechner betreiben lässt, ist über ein Clientprogramm, eine Android- oder iOSApp oder übers Web nutzbar. Das Clientprogramm zeigt die meisten Dokumente als Thumbnails an, ansonsten benötigt man zum Betrachten und Bearbeiten das zum jeweiligen Dateityp passende Programm.
Auf den Server gelangen die Dokumente per Auswahl-Dialog, Drag&Drop ins Client-Programm oder aus einem Office-Programm heraus, über einen virtuellen Drucker oder direkt vom Scanner. Die empfangenen Dateien übernimmt der Server sofort in seinen Volltextindex. Außerdem öffnet er einen Dialog zur Klassifizierung, damit man Zugriffsrechte, Dokumentenart und den Speicherort festlegen kann. Auch Bearbeitungshinweise und etwa ein Wiedervorlagedatum lassen sich bei der Gelegenheit eintragen.
Neue Ordner und Dokument-Typen legt man im Clientprogramm an, ecoDMS offeriert aber schon bei der Installation Vorlagen für Privatleute, allgemeine Unternehmen und Spezialisten wie Ärzte oder Handwerker. Das Aufspielen der zahlreichen Einzelkomponenten ist mühselig, auch mit dem All-in-one-Installer für Windows, gelingt aber problemlos.
Ausführliche PDF-Handbücher und Anleitungs-Videos gibt es auf der Webseite. Das Paket kostet 49 Euro je gleichzeitigem Serverkontakt, ist aber privat mit leicht reduziertem Funktionsumfang und bis zu drei gleichzeitigen Serverkontakten kostenlos nutzbar.
(hps)
Seite 58 c't 2014, Heft 4
www.ct.de/1404058
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Bericht über ecoDMS in c’t 2014 Heft 4: Aufräum Profi
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