Viele Unternehmen, vor allem aus der Industrie, erhalten Rechnungen mit mehreren Positionen und möchten diese auch einzeln verbuchen bzw. den jeweiligen Kostenstellen zuordnen. In der Regel ist das ein aufwändiger Vorgang, doch das Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht kann hier eine Vereinfachung bringen.
Bekanntlich sind Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 dazu verpflichtet, ZUGFeRD- bzw. XRechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Bei der XRechnung sind die Rechnungsdaten in Form eines XML-Datensatzes hinterlegt. Dagegen ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine PDF-Datei, in der ein solcher XML-Datensatz eingebettet ist. XML-Daten sind grundsätzlich für den menschlichen Leser nur schwer zu erfassen, können jedoch mit entsprechenden Softwarelösungen ausgelesen und interpretiert werden. Dazu sind die einzelnen Felder in der XML-Datei mit sogenannten Business-Terms gekennzeichnet („Tagging“), die beispielsweise den Lieferantennamen, den Nettobetrag oder die Mehrwertsteuer markieren. Dieses Tagging erfolgt auch für die Rechnungspositionen, womit in ZUGFeRD- bzw. XRechnungen alle Informationen zu den einzelnen Artikeln zuverlässig erkannt werden können. Dies ist ein großer Vorteil von E-Rechnungen gegenüber PDF- oder Papierrechnungen. Hier waren Unternehmen, die Positionen einzeln maschinell verarbeiten wollen, auf KI-Lösungen oder Tabellenleser angewiesen.
Daten auf Positionsebene ermöglichen automatisierten Abgleich und Dunkelverbuchung
Sind die einzelnen Positionen bekannt, können Rechnungen einfacher mit den Bestellungen abgeglichen werden. Liegen Letztere ebenfalls in Form einer CSV- bzw. XML-Datei vor oder sind sie aus SQL-Tabellen auslesbar, ist dies automatisiert möglich. Rechnungen können auf diese Weise sogar dunkel, d. h. ohne manuellen Eingriff, verbucht werden. Die ausgelesenen Positionsdaten bilden zudem wichtige Informationen für beispielsweise Enterprise-Resource-Planning (ERP)- oder Materialwirtschaftslösungen, um Artikelbestände im System aktuell zu halten. Außerdem können die Positionen bei der Verbuchung den richtigen Sachkonten oder Kostenstellen zugeordnet werden.
E-Rechnungen mit ecoWorkflow verarbeiten
Auch ecoWorkflow ist im Zusammenspiel mit ecoDMS in der Lage, XML-Datensätze in ZUGFeRD- oder XRechnungen bis auf Positionsebene auszulesen. Außerdem kann ecoWorkflow aus den ausgelesenen Daten eine CSV-Datei generieren. Der Vorteil: Alle Rechnungsdaten lassen sich so an Finanzbuchhaltungssysteme, ERP- oder Materialwirtschaftslösungen weitergeben.
Zusätzlich speichert ecoDMS die nur maschinell auswertbaren XRechnungen bei deren Archivierung automatisch auch als lesbare PDF-Dateien. Dies ist vor allem dann vorteilhaft, wenn beim Bestellabgleich Unstimmigkeiten festgestellt werden und Mitarbeiter diese klären müssen. Selbstverständlich werden alle Rechnungen in ecoDMS revisionssicher archiviert und sind vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Fazit
Bei elektronischen Rechnungen, die konsequent dem XRechnungs- bzw. ZUGFeRD-Standard entsprechen, können die enthaltenen Daten bis auf Positionsebene ausgelesen werden, was deren Verarbeitung beschleunigt. Dies beginnt beim Bestellabgleich und reicht über die Generierung von Buchungssätzen inkl. der entsprechenden Sachkonten für die einzelnen Artikelpositionen bis hin zur Übergabe der ausgelesenen Daten an Finanzbuchhaltungssysteme, ERP- oder Materialwirtschaftslösungen. Dank seines großen Funktionsumfangs und seiner weitreichenden Integrationsmöglichkeiten ist dies mit ecoDMS und ecoWorkflow umsetzbar. Mit ecoWorkflow kann der Prozess sogar vollständig automatisiert abgebildet werden.