In unserer Serie zum Thema GoBD haben wir uns bisher mit vermeintlichen Zertifikaten, der Auslagerung der Buchhaltung an Steuerberater und dem Umgang mit Papierdokumenten sowie der elektronischen Signatur beschäftigt. In diesem letzten Beitrag geht es nun um die E-Mail-Archivierung sowie die angebliche Pflicht, im Rahmen der Steuerprüfung Papierbelege zur Verfügung zu stellen.
GoBD-Mythos: „Alle E-Mails müssen archiviert werden“
Diese Ansicht ist zwar weit verbreitet, aber großer Unsinn. Zur Veranschaulichung: Bewahren Sie Briefumschläge auf, in denen Sie Auftragsbestätigungen oder Rechnungen erhalten? – Sicherlich nicht! Ebenso können Sie mit E-Mails verfahren, mit denen Sie Geschäftsdokumente erhalten haben. Wenn diese nur als Transportmittel dienen und keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen, beispielsweise zu Skontomöglichkeiten, enthalten, müssen sie nicht archiviert werden. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass lediglich E-Mails aufzubewahren sind, die Handels- oder Geschäftsbriefen entsprechen oder steuerliche Relevanz besitzen.
GoBD-Mythos: „Der Steuerprüfer kann Papierbelege verlangen“
Auch dies ist ein Irrglaube. Unternehmen sind im Rahmen von Steuerprüfungen gemäß der Randziffer 156 der GoBD lediglich dazu verpflichtet, die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, um die Unterlagen lesbar zu machen. Der Prüfer darf also keine Papierunterlagen verlangen. Vielmehr hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) das ersetzende Scannen bereits mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 ausdrücklich zugelassen. Demnach können Papieroriginale vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Digitalisate gewährleistet und dokumentiert ist und diese am Bildschirm lesbar zur Verfügung gestellt werden können.
Damit endet unsere kleine Artikelserie rund um GoBD-Mythen. Zusammenfassend können sich Unternehmen getrost von der analogen Aufbewahrung ihrer kaufmännischen Unterlagen verabschieden. Der Einsatz eines leistungsfähigen Dokumenten-Management-Systems (DMS) wie ecoDMS sorgt dafür, dass die GoBD als Verfahrensanweisung des BMF grundsätzlich eingehalten werden.
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