GoBD-Mythos: „Die eingesetzten Software-Systeme müssen GoBD-zertifiziert sein“

In der Regel kommen Dokumenten-Management-Systeme zum Einsatz, mit denen kaufmännische Dokumente digital aufbewahrt werden. Damit können Unternehmen die Einhaltung der GoBD grundsätzlich sicherstellen. Für die Verwendung eines DMS ist kein Zertifikat notwendig. Vielmehr steht in der Randziffer 179 der GoBD ausdrücklich, dass „die Vielzahl sowie unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten keine allgemeingültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zulassen“. Zertifikate oder Testate haben, so Randziffer 181, gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung. Außerdem besagt Randziffer 180, dass „Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung – und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme – weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt werden“.

Unser Tipp:
Mittlerweile gewährleisten nahezu alle DMS-Lösungen die Einhaltung der GoBD. Lassen Sie sich deshalb bei der Auswahl eines DMS nicht von etwaigen Zertifizierungen irritieren!

Auch die Tatsache, dass Unternehmen einen Steuerberater mit der Buchhaltung beauftragen, hat in Bezug auf die GoBD keinerlei Bedeutung, womit wir beim nächsten Irrglauben wären.

GoBD-Mythos: „Mit einer Auslagerung der Buchhaltung bin ich auf der sicheren Seite“

Viele Unternehmen delegieren die Buchführung an ihren Steuerberater und wiegen sich dabei in Sicherheit, dass dieser die GoBD erfüllt. Gleichwohl haben sie die Pflicht zu prüfen, ob dies tatsächlich der Fall ist. Denn die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Führung elektronischer Daten und Unterlagen liegt nach Randziffer 21 allein beim Steuerpflichtigen, also dem Inhaber oder der Geschäftsführung.

Unser Tipp:
Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater schriftlich bestätigen, dass er elektronische Daten und Unterlagen GoBD-konform verwaltet.

GoBD-Mythos: „Nur Papierdokumente gelten als Originale“

Ein weiterer Irrglaube, der sich hartnäckig hält, besagt, dass nur Papierdokumente als Originale fungieren können. Dies würde jedoch die Digitalisierungsbestrebungen des BMF, etwa die seit Anfang 2025 geltende E-Rechnungspflicht, massiv torpedieren. Vielmehr heißt es in der Randziffer 118 der GoBD, dass „die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Absatz 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden können, wenn dies den GoB entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

• mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
• während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Damit ist das sogenannte ersetzende Scannen aus Sicht der Finanzverwaltung für aufbewahrungspflichtige steuerliche Dokumente erlaubt. Dies bedeutet, dass Originalbelege vernichtet werden können, wenn sie korrekt eingescannt wurden und die Digitalisate rechtskonform aufbewahrt werden. Um die geforderte bildliche und inhaltliche Übereinstimmung zwischen den digitalen und papierbasierten Dokumenten zu gewährleisten, sollten sich Verantwortliche überlegen, ob sie ein frühes Scannen direkt beim Posteingang oder ein spätes Scannen nach der Bearbeitung (zur Archivierung) realisieren wollen.

Unser Tipp:
Wenn Sie Freigabezeichen oder Kostenstellen auf dem Papierdokument festhalten, sollten Sie sich für das frühe Scannen entscheiden. Denn sonst sind auf dem Originalbeleg weitere Informationen enthalten, die den Inhalt verändern. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Digitalisate jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Am besten prüfen Sie dies in regelmäßigen Abständen, damit es bei einer Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen gibt.

GoBD-Mythos: „Das Papierdokument muss nach dem Scannen aufbewahrt werden“

Auch der Mythos, dass Papierdokumente aufbewahrt werden müssen, ist weit verbreitet. Die Randziffer 139 der GoBD widerlegt dies aber eindeutig, indem sie besagt, dass im Anschluss an den Erfassungsvorgang die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen darf. Dessen Aufbewahrung muss jedoch gewährleisten, dass bei Lesbarmachung eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original besteht (Randziffer 130). Dies bedeutet, dass Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden können (Stichwort „ersetzendes Scannen“), vorausgesetzt, dass die DMS-Lösung die GoBD umsetzt, was – wie bereits geschrieben – mittlerweile bei fast allen Systemen der Fall ist. Auch die Randziffer 140 der GoBD sieht vor, dass nach der bildlichen Erfassung im Sinne der Randziffer 130 Papierdokumente vernichtet werden dürfen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Papierdokumente vernichtet werden können, aber nicht müssen. So können Unternehmen Papierbelege „zur Sicherheit“ nach dem Scannen aufbewahren, dürfen aber keine Bemerkungen bzw. Ergänzungen darauf anbringen, die nicht auch im elektronischen Dokument enthalten sind.

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