Seit Inkrafttreten der GoBD ranken sich viele Mythen darum, was die Verfahrensanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vorschreibt und wie Unternehmen diese umsetzen können. Auch wir hören diese Legenden immer wieder von unseren Kunden und Partnern. Deshalb wollen wir im Rahmen einer kleinen Artikelserie über die gängigsten Mythen aufklären. Zum Start fassen wir in diesem Artikel zunächst das Wichtigste rund um die GoBD zusammen.
Was sind die GoBD?
„GoBD“ ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie wurden im November 2014 erstmals veröffentlicht und erfuhren im Jahr 2019 eine Neufassung. Die aktuellen GoBD sind seit dem 1. April 2024 gültig. Insgesamt umfassen sie 13 Kapitel mit 184 Randziffern, die sich über etwa 40 Seiten erstrecken.
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD gelten für alle Unternehmen, unabhängig von Rechtsform und Größe. Sowohl Einzelunternehmer als auch Großkonzerne, die ihre betrieblichen Abläufe digital organisieren, können durch Beachtung der Richtlinien sicherstellen, dass sie ihren Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten nachkommen. Verantwortlich für die Einhaltung der GoBD ist nach Kapitel 2 der Unternehmensinhaber bzw. die Geschäftsführung, auch wenn Teile der Buchführung beispielsweise an einen Steuerberater ausgelagert sind.
Was regeln die GoBD?
Bei den GoBD handelt es sich nicht um ein Gesetz, sondern um einen Erlass des BMF, der z. B. für Finanzämter und damit auch bei Betriebsprüfungen bindend ist. Sie regeln die Anforderungen der Finanzverwaltung hinsichtlich einer ordnungsmäßigen elektronischen Buchführung sowie der Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen in elektronischen Systemen. Dazu gehören nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Diese müssen
- nachprüfbar,
- vollständig,
- richtig,
- lesbar,
- geordnet und
- unveränderbar aufbewahrt werden,
was im Rahmen einer Betriebsprüfung kontrolliert wird. In diesem Zusammenhang sind Unternehmen nach Randziffer 158 der GoBD verpflichtet, der Finanzverwaltung Zugriff auf die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zu gewähren.
Was kennzeichnet die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD?
Neben der Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung steuerlich relevanter Daten und Dokumente beziehen sich die GoBD auch auf die damit zusammenhängenden Verfahren und Felder der eingesetzten DV-Systeme. Für diese muss nach Randziffer 151 „eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind“.
Das klingt schwieriger, als es ist. Unternehmen müssen lediglich transparent und lückenlos dokumentieren, wie sie Daten und Belege erfassen, verarbeiten, aufbewahren und vernichten. Dabei werden nicht nur die Prozesse beschrieben, sondern auch die
- eingesetzte Hard- und Software,
- Maßnahmen gegen Verlust oder Veränderung der Daten und Dokumente sowie
- die im Rahmen einer Steuerprüfung zur Verfügung stehenden Datenzugriffsmöglichkeiten.
Dokumenten-Management-Systeme unterstützen bei der Einhaltung der GoBD
Mit der Einführung und Nutzung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) können Unternehmen die Einhaltung der GoBD grundlegend sicherstellen. Aber Vorsicht: Einige unserer Marktbegleiter werben mit einer angeblichen GoBD-Zertifizierung. Bitte beachten Sie, dass es ein solches offizielles Zertifikat nicht gibt und allein der Steuerpflichtige, also der Unternehmensinhaber oder die Geschäftsleitung, für die Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung elektronischer Daten und Dokumente verantwortlich ist.
So sagen die GoBD in der Randziffer 181 sinngemäß, dass „Zertifikate“ oder „Testate“ bei der Auswahl eines Softwareproduktes als Entscheidungskriterium dienen können, diese jedoch gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung haben. Im Übrigen halten mittlerweile nahezu alle DMS-Lösungen die GoBD ein.
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