Das moderne Dokumenten-Management-System
ecoDMS ist effizient, zukunftssicher, preiswert und ideal für die Anforderungen der E-Rechnungspflicht
ecoDMS ist eine intelligente Lösung zur digitalen Archivierung von Dokumenten. Die Software ermöglicht ein einfaches Speichern, Verwalten und Finden aller Dateien – geeigent für Privatpersonen und Unternehmen jeder Größe und Branche.
ab
89,00 EUR
inkl. 19% MwSt.
- pro gleichzeitiger Verbindung
- einmaliger Kaufpreis
- Private + Business Edition wählbar
30 Tage kostenlos & unverbindlich ausprobieren
Automatisierung & Digitalisierung für alle Dokumente
Automatisierte Dokumentenablage
Optimieren Sie Ihre Ablage ohne Programmierkenntnisse! ecoDMS archiviert Dokumente automatisch durch smarte Klassifizierungsregeln, Merkmalserkennung und Duplikatprüfung – effizient, zuverlässig und platzsparend.
Zukunftssicheres E-Rechnungsmanagement
Verarbeiten und archivieren Sie E-Rechnungen effizient! ecoDMS importiert, konvertiert und speichert digitale Rechnungen (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) automatisch, revisionssicher und zentral mit den anderen Dokumenten.
Blitzschnelle Dokumentensuche
Finden statt suchen! Durch OCR-Technologie wird jedes Dokument automatisch durchsuchbar - ob PDF, Scan oder Office-Datei. Mit Filtern & Suchfavoriten blitzschnell ans Ziel!
Screenshots
Faires Lizenzmodell & kostenlose Updates
Profitieren Sie von einem transparenten Lizenzmodell und dem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis. Regelmäßige, kostenlose Updates halten das Dokumenten-Management-System während des gültigen Update-Zeitraums immer mit neuen Funktionen, Sicherheitsverbesserungen und Fehlerbehebungen auf dem neuesten Stand.
Demoversion
- 30 Tage kostenlos testen
- Maximal 3 gleichzeitige Verbindungen
- Einfache Umwandlung in Vollversion (Private Edition bzw. Business Edition)
Private Edition
- einmaliger Kaufpreis pro gleichzeitiger Verbindung
- 24 oder 48 Monate Updatezeitraum wählbar
- Lizenzierte Vollversion exklusiv für Privatkunden
- Max. 2 gleichzeitige Verbindungen
- Kein Wechsel zur Business Editon möglich
Business Edition
- einmaliger Kaufpreis pro gleichzeitiger Verbindung
- 24 oder 48 Monate Updatezeitraum wählbar
- Lizenzierte Vollversion
- Für gewerbliche und private Nutzung
- Beliebige Anzahl gleichzeitiger Verbindungen möglich
ecoDMS: Das Client-Server-System für ein modernes Dokumenten-Management
Aktivitäten & Historie
Revisionskonforme Protokollierung aller Änderungen & Aktionen
Automatisierte Prozesse
Dokumente automatisch erkennen, klassifizieren & archivieren
Benutzerverwaltung
Sichere Verwaltung aller Benutzer und Gruppen, inkl. LDAP und Active Directory
Clipboard
Dokumente in virtuellen Mappen sammeln, organisieren & teilen
Connection Manager
Mandantenfähige Anmeldung mit mehreren Profilen, skalierbar und mit Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Datensicherung & Wiederherstellung
Manuelle + automatische Backups für maximale Sicherheit
Digitale Archivierung
Alle Dokumente sicher & effizient archivieren, inkl. E-Rechnungen wie z.B. XRechnung & ZUGFeRD
Digitaler Posteingangseditor
Dokumente scannen, erkennen, editieren, klassifizieren & archivieren
Dokumente verwalten
Dokumente bequem im Vorschaufenster ansehen, exportieren & per E-Mail versenden
Dokumentenverknüpfung
Dokumente mit der virtuellen Dokumentenklammer miteinander verbinden
Duplikaterkennung
Doppelte Dokumente erkennen & Speicherplatz sparen
Individuelle Einstellungen
ecoDMS flexibel einrichten mit eigenen Dokumentenarten, Orderstrukturen, Status uvm.
Klassifizierung & Berechtigungen
Dokumente manuell oder automatisch zuordnen und Zugriffs-Berechtigungen vergeben
Notizen
Digitaler, gelber Klebezettel für kurze Mitteilungen im Team
Office- & E-Mail-Plugins
Direktes Archivieren aus Office & E-Mail-Programmen als PDF und im Originalformat
PDF/A-Drucker
Dokumente aus beliebigen, druckfähigen Drittprogrammen direkt in ecoDMS archivieren
PDF Editor
PDF-Dateien stempeln, schwärzen & bearbeiten
Revisionskonformes Löschen
Mehrstufiges Löschkonzept inkl. Aufbewahrungsfristen
Sicheres Teilen
Dokumente online mit Passwort & Download-Link weitergeben oder intern via Dokumentenberechtigung teilen
Snapshot 2 Archive
Erstellen und archivieren von Bildschirmfotos direkt in ecoDMS. Schnell, einfach und als durchsuchbares PDF gespeichert
Suche & OCR
Dokumente blitzschnell mit Volltextsuche, Filtern und Favoriten finden - mit intelligenter OCR-Erkennung
Versionsverwaltung
Alle Dokumentenversionen im Blick behalten. Änderungen nachvollziehen, Original & PDF speichern.
Webclient + Desktop Client
Jederzeit von PC, Tablet oder Smartphone auf ecoDMS zugreifen am Desktop und über den Internetbrowser
Wiedervorlage
Dokumente und Aufgaben effizient organisieren und Fristversäumnisse vermeiden
FAQ: Häufig gestellte Fragen & interessante Links zu ecoDMS
Welche Systemvoraussetzungen sind für ecoDMS erforderlich?
Um ecoDMS optimal nutzen zu können, müssen bestimmte Hardware- und Betriebssystemanforderungen erfüllt sein. Hier finden Sie die Mindestanforderungen für eine erfolgreiche Installation und Nutzung von ecoDMS.
WeiterlesenGibt es Erweiterungen (Add-ons / Plugins) für ecoDMS?
Neben den Kernfunktionen zur Digitalisierung, Archivierung und Suche bietet ecoDMS leistungsstarke Erweiterungen, die bereits im Standardumfang enthalten sind:
- PDF/A-Drucker: Archivieren Sie Ihre Dokumente direkt aus jeder druckfähigen Anwendung im PDF/A-Format – schnell und unkompliziert.
- Office-Plugins: Speichern Sie Dokumente aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice direkt in ecoDMS – sowohl im PDF/A- als auch im Originalformat. So können Sie jederzeit Änderungen vornehmen und neue Versionen speichern.
- E-Mail-Archivierung: Archivieren Sie E-Mails und Anhänge aus Outlook und Thunderbird direkt in ecoDMS und behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Nachrichten.
Außerdem gibt es verschiedene, optionale Add-ons zur Automatisierung und Erweiterung von ecoDMS:
- WORKZ Add-on (kostenpflichtig)
- Kenntnisnahme und Freigabe von Rechnungen & BWAs
- Automatischer E-Mail- und Datei-Import
- Digitaler Dokumentenstempel
- ecoDMS API (REST Service Schnittstelle) (kostenpflichtig)
- Anbindung an Drittsysteme (z. B. CRM, Warenwirtschaft)
- Eigene Funktionsaufrufe möglich
- Zugriff auf grundlegende DMS-Server-Funktionen
- Erhältlich im Rahmen von ecoDMS ONE
- ecoMAILZ Integration: (ecoMAILZ-Lizenz erforderlich)
- Integrieren Sie die ecoMAILZ-Software direkt in die ecoDMS-Oberfläche, um E-Mails und Anhänge gemeinsam mit Ihren Dokumenten zu verwalten.
Ist die Nutzung von ecoDMS revisionssicher und rechtskonform?
Ja, ecoDMS erfüllt die technischen Anforderungen der GoBD und DSGVO. Unsere Lösung ermöglicht eine zentrale, sichere und gesetzeskonforme Speicherung und Verwaltung Ihrer Dokumente.
- Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden vollständig, unverändert und mit Metadaten gespeichert.
- Datenschutz & Zugriffskontrolle: Rollen- und Berechtigungssystem für DSGVO-konforme Speicherung.
- Gesetzeskonforme Verwaltung: Möglichkeit zur Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation: GoBD-konforme Dokumentation Ihrer Prozesse.
Wie ist das Lizenzmodell von ecoDMS aufgebaut?
Editionen: ecoDMS bietet ein flexibles Lizenzmodell mit einer Private Edition (max. 2 Verbindungen) für Privatleute und einer Business Edition (beliebig viele Verbindungen).
Updates: Während des gewählten Update-Zeitraums (24 oder 48 Monate) sind alle Updates kostenlos, inklusive neuer Funktionen und Sicherheitsverbesserungen.
Gültigkeit: Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar. Nach Ablauf des Update-Zeitraums gibt es jedoch keinen Herstellersupport mehr.
Erweiterungen: Es können zusätzliche Verbindungen hinzugefügt werden. Dies verlängert jedoch nicht den Update-Zeitraum.
Demoversion: ecoDMS kann 30 Tage lang mit bis zu 3 gleichzeitigen Verbindungen getestet werden. Danach ist eine Lizenz erforderlich.
Mehr Details: Lizenzmodell Kostenlos testenKann ich ecoDMS und das WORKZ Add-on kostenlos testen?
Ja, ecoDMS kann 30 Tage lang mit bis zu 3 gleichzeitigen Verbindungen getestet werden. Außerdem bieten wir Gratis Live Demos an.
Gratis Live Demo: Jeden Monat geben wir Ihnen in unseren kostenlosen Live-Online-Präsentationen einen Überblick über unsere Software ecoDMS & das WORKZ Add-on.
Demoversion: Mit unserer Demoversion stellen wir das Original-Dokumenten-Management-System ecoDMS kostenlos für 30 Tage zum Testen zur Verfügung. Während der Demophase können Sie auch das WORKZ Add-on gratis ausprobieren.
- Die Software-Komponenten für die Demoversion und die Vollversion sind identisch.
- Sie können die normale ecoDMS-Version für Ihr Betriebssystem einfach im Downloadbereich herunterladen.
- Nach der Installation wird ecoDMS automatisch für die ersten 30 Tage als Demo freigeschaltet.
- In diesem Zeitraum stehen Ihnen nahezu alle Funktionen der Vollversion zur Verfügung, einschließlich Plugins und Sonderfunktionen. Auch das WORKZ Add-on ist während der Demo zum Testen aktiviert.
- Falls keine Lizenz eingespielt wird, werden die Funktionen des Systems nach Ablauf des Testzeitraums automatisch eingeschränkt. Eine gewerbliche Nutzung ist nach Abschluss des 30-tägigen Demozeitraums untersagt.
- Wenn Sie ecoDMS nach der Testphase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiterhin nutzen möchten, benötigen Sie eine Lizenz für die Vollversion. Diese kann in unserem Onlineshop erworben werden.
- Die Aktivierung der Lizenz erfolgt über den Einstellungsdialog in ecoDMS.
Für welche Branchen ist ecoDMS geeignet?
ecoDMS ist flexibel einsetzbar und eignet sich für zahlreiche Branchen, darunter:
- Finanzbranche: Erfüllt Compliance-Anforderungen und schützt vertrauliche Daten.
- Gesundheitswesen: Optimiert den Zugriff auf Patientendaten und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Bildungssektor: Unterstützt Lehrer beim Speichern und Teilen von Lernmaterialien.
- Rechtsbranche: Sichert eine vertrauliche und effiziente Verwaltung von Mandantendaten.
- Privatpersonen: Zentralisiert und organisiert persönliche Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Steuerunterlagen.
Weitere Branchen, in denen ecoDMS eingesetzt wird:
- Versicherungen
- Schulen und Universitäten
- Handwerksbetriebe und Werkstätten
- Landwirtschaft, Agrar- und Forstwirtschaft
- Logistik- und Spedition
- Immobilienwirtschaft und Hausverwaltung
- Banken, Finanz- und Inkassounternehmen
- Bäckerei- und Fleischwirtschaft
- Mediziner, Krankenhäuser und Apotheken
Erste Schritte mit ecoDMS: Leitfaden für die Einrichtung und Dokumentenverwaltung
ecoDMS ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen hilft, Ihre Dokumente effizient zu archivieren, zu verwalten und wiederzufinden. Diese Kurzanleitung führt Sie durch die ersten Schritte mit ecoDMS, einschließlich Installation, Benutzerverwaltung, Strukturierung Ihrer Dokumente und Archivierung.
Installation
Um loszulegen, müssen Sie die Software zunächst auf Ihren Computern installieren. Beachten Sie dabei, dass ecoDMS aus zwei Kern-Teilen besteht:
- Server: Dieser zentrale Speicher verwaltet Ihre Dokumente, Informationen und Einstellungen. Installieren Sie die Server-Software auf einem Computer, der dauerhaft läuft und für alle Nutzer erreichbar ist.
- Client: Mit dieser Software greifen Sie auf Ihre Dokumente zu. Installieren Sie die Client-Software auf jedem Computer, von dem aus Sie auf die Dokumente zugreifen möchten.
Einzelplatz oder Netzwerk?
Die Wahl zwischen Einzelplatz- und Netzwerklösung hängt von Ihren Bedürfnissen ab:
- Einzelplatz: ecoDMS läuft auf einem einzelnen Computer. Nur der Benutzer dieses Computers kann die Dokumente nutzen.
- Netzwerk: ecoDMS läuft auf einem zentralen Server. Mehrere Benutzer im Netzwerk können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen.
Anmeldung
Um mit ecoDMS zu starten, müssen Sie sich zunächst anmelden. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie den Connection Manager von ecoDMS.
- Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein:
- Benutzername: ecodms
- Passwort: ecodms
- Server-Adresse:
- Bei Einzelplatzinstallation: localhost
- Bei Netzwerkinstallation: IP-Adresse des ecoDMS-Servers
- Klicken Sie auf "Verbinden".
Wichtig: Ändern Sie nach der ersten Anmeldung unbedingt das Passwort für den Standardbenutzer aus Sicherheitsgründen.
Benutzer und Struktur
ecoDMS kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Mit den folgenden Schritten schaffen Sie eine klare Struktur:
- Benutzer verwalten:
- Legen Sie Benutzer an, um den Zugriff auf Dokumente zu steuern.
- Vergeben Sie Rollen, um Berechtigungen für Gruppen zu bündeln.
- Weisen Sie Berechtigungen zu, um zu bestimmen, wer welche Aktionen ausführen kann.
- Strukturen erstellen:
- Richten Sie Ordner und Dokumentenarten ein, um Ihre Dokumente zu organisieren.
- Dokumentenarten: z.B. Rechnung, Vertrag, Lieferschein
- Ordner: z.B. Kunden, Projekte, Debitoren, Kreditoren
Tipp: Halten Sie die Ordnerstruktur flach und einfach! Nutzen Sie Klassifizierungsattribute, um Dokumente ohne zusätzliche Ordner zu kategorisieren.
Archivierung von Dokumenten
ecoDMS bietet verschiedene Möglichkeiten zur Archivierung:
- Scannen Sie Papierdokumente: Mit der Inbox-Funktion scannen Sie Dokumente direkt in ecoDMS ein.
- Drag & Drop: Ziehen Sie Dokumente einfach per Drag & Drop aus dem Datei-Explorer in ecoDMS.
- Add-ons & Plugins: Speichern Sie Dokumente direkt aus Microsoft Office, LibreOffice und anderen Anwendungen in ecoDMS.
- E-Mails archivieren: Archivieren Sie E-Mails mit ecoDMS und behalten Sie den Überblick.
Tipp: Mit der Versionsverwaltung behalten Sie stets den Überblick über verschiedene Versionen Ihrer Dokumente und können Änderungen jederzeit nachvollziehen.
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