ecoDMS ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen hilft, Ihre Dokumente effizient zu archivieren, zu verwalten und wiederzufinden. Diese Kurzanleitung führt Sie durch die ersten Schritte mit ecoDMS, einschließlich Installation, Benutzerverwaltung, Strukturierung Ihrer Dokumente und Archivierung.
Installation
Um loszulegen, müssen Sie die Software zunächst auf Ihren Computern installieren. Beachten Sie dabei, dass ecoDMS aus zwei Kern-Teilen besteht:
- Server: Dieser zentrale Speicher verwaltet Ihre Dokumente, Informationen und Einstellungen. Installieren Sie die Server-Software auf einem Computer, der dauerhaft läuft und für alle Nutzer erreichbar ist.
- Client: Mit dieser Software greifen Sie auf Ihre Dokumente zu. Installieren Sie die Client-Software auf jedem Computer, von dem aus Sie auf die Dokumente zugreifen möchten.
Einzelplatz oder Netzwerk?
Die Wahl zwischen Einzelplatz- und Netzwerklösung hängt von Ihren Bedürfnissen ab:
- Einzelplatz: ecoDMS läuft auf einem einzelnen Computer. Nur der Benutzer dieses Computers kann die Dokumente nutzen.
- Netzwerk: ecoDMS läuft auf einem zentralen Server. Mehrere Benutzer im Netzwerk können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen.
Anmeldung
Um mit ecoDMS zu starten, müssen Sie sich zunächst anmelden. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie den Connection Manager von ecoDMS.
- Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein:
- Benutzername: ecodms
- Passwort: ecodms
- Server-Adresse:
- Bei Einzelplatzinstallation: localhost
- Bei Netzwerkinstallation: IP-Adresse des ecoDMS-Servers
- Klicken Sie auf "Verbinden".
Wichtig: Ändern Sie nach der ersten Anmeldung unbedingt das Passwort für den Standardbenutzer aus Sicherheitsgründen.
Benutzer und Struktur
ecoDMS kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Mit den folgenden Schritten schaffen Sie eine klare Struktur:
- Benutzer verwalten:
- Legen Sie Benutzer an, um den Zugriff auf Dokumente zu steuern.
- Vergeben Sie Rollen, um Berechtigungen für Gruppen zu bündeln.
- Weisen Sie Berechtigungen zu, um zu bestimmen, wer welche Aktionen ausführen kann.
- Strukturen erstellen:
- Richten Sie Ordner und Dokumentenarten ein, um Ihre Dokumente zu organisieren.
- Dokumentenarten: z.B. Rechnung, Vertrag, Lieferschein
- Ordner: z.B. Kunden, Projekte, Debitoren, Kreditoren
Tipp: Halten Sie die Ordnerstruktur flach und einfach! Nutzen Sie Klassifizierungsattribute, um Dokumente ohne zusätzliche Ordner zu kategorisieren.
Archivierung von Dokumenten
ecoDMS bietet verschiedene Möglichkeiten zur Archivierung:
- Scannen Sie Papierdokumente: Mit der Inbox-Funktion scannen Sie Dokumente direkt in ecoDMS ein.
- Drag & Drop: Ziehen Sie Dokumente einfach per Drag & Drop aus dem Datei-Explorer in ecoDMS.
- Add-ons & Plugins: Speichern Sie Dokumente direkt aus Microsoft Office, LibreOffice und anderen Anwendungen in ecoDMS.
- E-Mails archivieren: Archivieren Sie E-Mails mit ecoDMS und behalten Sie den Überblick.
Tipp: Mit der Versionsverwaltung behalten Sie stets den Überblick über verschiedene Versionen Ihrer Dokumente und können Änderungen jederzeit nachvollziehen.
