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Mit der modernen Softwarelösung ecoDMS können alle Dokumente langfristig und revisionssicher in einem elektronischen Archivsystem gespeichert werden. Der günstige Anschaffungspreis von 69 Euro pro Lizenz und eine einfache Bedienung machen den Einsatz vom ecoDMS Archiv für Privatleute und Firmen beliebiger Größen und Branchen möglich. Für Privatnutzer ist ecoDMS als eingeschränkte Free4Three Edition sogar gratis erhältlich.

ecoDMS ist ein Client-Server-System, das leicht zu installieren und schnell zu erlernen ist. Die Server-Komponente und die verfügbaren Benutzeroberflächen können die Nutzer mit wenigen Mausklicks in der eigenen Systemumgebung installieren. Zuvor können alle notwendigen Software-Komponenten auf der ecoDMS Webseite frei heruntergeladen werden. Unter www.ecodms.de gibt es außerdem ausführliches Text-, Bild- und Videomaterial zum kostenlosen Abruf. Auch die Lizenzen können hier bequem online erworben werden.

Die digitale Belegarchivierung ist mit ecoDMS kinderleicht. Papier wird mit einem Dokumentenscanner digitalisiert, über die ecoDMS Inbox abgerufen und entsprechend archiviert. Digitale Dateien werden direkt vom Dateisystem aus ins Dokumentenarchiv gezogen. Jedes archivierte Dokument kann in ecoDMS mit eigenen Klassifizierungsinformationen und Zugriffsrechten versehen werden. Dieser Vorgang kann mittels Vorlagen Designer sogar komplett automatisiert erfolgen. Über diesen können beliebige Dokumentenvorlagen erzeugt werden. Wird ein Dokument eingescannt oder über andere Wege ins Archiv befördert, erkennt ecoDMS die Datei auf Basis der verfügbaren Vorlagen und führt die Zuordnung und Klassifizierung selbstständig durch.{gallery}gallery/dms/artikel{/gallery}Die Dateien werden nach der Archivierung automatisch vom System volltextindiziert. Hierzu nutzt ecoDMS die OpenSource-basierte OCR „Tesseract“. Diese liest die Dateiinformatrionen und Texte der Dokumente automatisch im Hintergrund aus und ermöglicht eine Dokumentensuche, die so einfach ist wie googeln. Für den Benutzer bedeutet dies: Einfach Suchbegriffe eingeben und das Ergebnis sofort ansehen.

ecoDMS speichert alle Daten und Informationen in einer postgreSQL-Datenbank. Außerdem nutzt ecoDMS die hochmoderne Technik eines Container-Speichersystems. Diese Speichermethode bietet ganz neue Möglichkeiten bei der Dokumentenarchivierung, Datensicherung und Wiederherstellung. Das Archivsystem kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspbian und Docker mit Support für Synology und QNAP-NAS installiert werden. Darüber hinaus gibt es Mobile-Apps für iOS und Android, einen Webclient für den Internetbrowser, Plugins für die gängigen Email-Anwendungen Outlook und Thunderbird, Anbindungen für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice und einen virtuellen PDF/A-Drucker zur Archivierung aus externen Softwareprodukten.

Eine ecoDMS Lizenz beinhaltet alle verfügbaren Komponenten, Plugins, Addons, Apps und ecoDMS Funktionen. Dazu zählen unter anderem auch eine Versionsverwaltung, verschiedene Suchfunktionen und Filter, eine qualifizierte Benutzer- und Gruppenverwaltung und vieles mehr.

Unter www.ecodms.de kann das ecoDMS Archiv kostenlos heruntergeladen und 30 Tage getestet werden. Nach Abschluss der Testphase entsteht automatisch die Free4Three Edition für die private Nutzung, sofern keine Lizenz der Vollversion eingespielt wird.