Profitieren Sie von den neuen Funktionen für die Archivierung, Konvertierung und Validierung von E-Rechnungen in ecoDMS.
- Einfacher Import: Importieren Sie E-Rechnungen über Desktop-Client, Webclient, SidePanel oder Scaninput-Verzeichnis.
- Automatische Konvertierung: XML-basierte Rechnungen werden automatisch in lesbare PDFs umgewandelt.
- Prüfberichte: Jede E-Rechnung erhält einen detaillierten Prüfbericht zur Überprüfung der Datenqualität und zur Fehleridentifikation.
- Archivierung: Alle Dateien (PDF, XML, Prüfbericht, Original) werden sicher in ecoDMS gespeichert.
- Erweiterte Validierung: Fehlerhafte oder nicht unterstützte Formate werden erkannt.
- Transparente Statusanzeige: Über Farbcodes erkennen Sie auf einen Blick den Validierungsstatus (Grün: Fehlerfrei, Gelb: Warnung, Rot: Fehler).
- Originale exportieren: Exportieren Sie archivierte Originaldateien wie XML, Office-Dokumente oder Bilder bequem über das Kontextmenü aus der Versionsverwaltung
Mit der Veröffentlichung von ecoDMS 24.02 (burns) präsentiert die ecoDMS GmbH die neueste Version ihres Dokumenten-Management-Systems. Das Update beinhaltet Funktionen, die die automatische Verarbeitung und gesetzeskonforme Archivierung von E-Rechnungen ermöglichen. Von der einfachen Importfunktion über die automatische Konvertierung bis hin zur sicheren Archivierung und umfassenden Qualitätskontrolle, können E-Rechnungen mit ecoDMS optimal verarbeitet werden.
Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick:
- Automatische Verarbeitung von E-Rechnungen
- Unterstützung gängiger E-Rechnungsformate
- Automatische Konvertierung ins lesbare PDF-Format
- Prüfbericht zur Qualitätskontrolle und transparente Statusanzeige
- Automatische Klassifizierung und Archivierung
- Inbox-Funktion für eine verbesserte Dokumentenverwaltung
- Gesetzeskonforme Archivierung und Export
- Kostenloser Download ab sofort verfügbar - ecoDMS 24.02 (burns)
Automatische Verarbeitung von E-Rechnungen
E-Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation in der Buchhaltung. ecoDMS ermöglicht die automatische Verarbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumenten aus verschiedenen Quellen. Über die gängigen Archivierungsfunktionen (zum Beispiel: Desktop-Client, Webclient, Scaninput-Verzeichnis, SidePanel) können diese leicht ins Dokumenten-Management-System importiert, konvertiert und archiviert werden.
Unterstützung gängiger E-Rechnungsformate
ecoDMS 24.02 (burns) unterstützt eine Vielzahl von E-Rechnungsformaten, darunter UBL Invoice, XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3. Diese Formate werden gemäß den europäischen Standards verarbeitet und gesetzeskonform mit allen erforderlichen Informationen archiviert.
Automatische Konvertierung ins lesbare PDF-Format
XML-basierte Rechnungen werden automatisch in lesbare PDF-Dateien umgewandelt. Dies erleichtert nicht nur die Archivierung, sondern sorgt auch für eine benutzerfreundliche Ansicht der Rechnungen.
Prüfbericht zur Qualitätskontrolle und transparente Statusanzeige
Für jede verarbeitete E-Rechnung wird ein detaillierter Prüfbericht erstellt, der die Datenqualität überprüft und auf mögliche Fehler oder Warnungen hinweist. Die neue Version bietet zudem eine transparente Statusanzeige, die es ermöglicht, den Validierungsstatus von Dokumenten auf einen Blick zu erkennen. Dank einer Farbcodierung wird der Status jeder Datei klar und verständlich angezeigt:
- Grün: Die Datei entspricht den Vorgaben und kann angenommen werden.
- Gelb: Warnungen vorhanden; ecoDMS empfiehlt eine Überprüfung.
- Rot: Fehler erkannt; die Datei sollte nicht akzeptiert werden.
Automatische Klassifizierung und Archivierung
Die ecoDMS-User können im Vorlagen-Designer individuelle Regeln erstellen, um Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine automatisch zu erkennen und archivieren. ecoDMS 24.02 (burns) erkennt auch bei E-Rechnungen hinterlegte Klassifizierungsvorlagen, um diese Dokumente selbstständig zu kategorisieren und korrekt im Archiv abzulegen.
Inbox-Funktion für eine verbesserte Dokumentenverwaltung
Die neue Funktion ermöglicht es auch, E-Rechnungen schon direkt in der Inbox zu prüfen und zu validieren. Die Validierungsergebnisse werden farblich angezeigt (grün, gelb oder rot), sodass die Nutzer sofort wissen, ob eine Rechnung den Anforderungen entspricht oder eine Überprüfung notwendig ist.
Gesetzeskonforme Archivierung und Export
Die XML-Dateien und Prüfberichte werden direkt in die PDF-Rechnung als Anhänge integriert. Alle archivierten Dokumente sind über die benutzerfreundliche ecoDMS-Oberfläche jederzeit zugänglich. Die User können die PDF-Rechnung einsehen, die sowohl die eingebetteten Anhänge (XML und Prüfbericht) als auch die Originaldatei enthält.
Wird der Tabelleneintrag in ecoDMS aufgeklappt, erscheinen die Anhänge (Prüfbericht im HTML-Format und die XML-Datei der E-Rechnung) als separate Dateien. Zudem bietet ecoDMS die Möglichkeit, die Originaldatei - beispielsweise die ursprüngliche XML-Datei bei XRechnungen oder die PDF-Datei bei ZUGFeRD-Rechnungen - über die Versionsverwaltung jederzeit wieder abzurufen.
Wer möchte, kann die lesbaren PDFs der E-Rechnungen inkl. der eingebetteten Anhänge auch wie gewohnt per E-Mail versenden oder aus ecoDMS exportieren. Zudem wurde im aktuellen ecoDMS-Release eine neue Exportfunktion für Originaldateien hinzugefügt, die es ermöglicht, gezielt die Originale wie z.B. von den archivierten ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumenten über das Kontextmenü zu exportieren.
Kostenloser Download ab sofort verfügbar - ecoDMS 24.02 (burns)
Die neueste Version ecoDMS 24.02 (burns) ist ab sofort für alle Interessenten und Kunden verfügbar.
Wer ecoDMS testen möchte, kann das aktuelle Release als 30-tägige Demoversion mit allen Funktionen kostenlos und unverbindlich ausprobieren.
Für alle bestehenden Kunden mit einer gültigen Lizenz und einem aktiven Update-Zeitraum ist das neue Release selbstverständlich kostenlos. Während des gültigen Update-Zeitraums erhalten die ecoDMS-Nutzer alle Software-Aktualisierungen gratis, sodass sie stets von den neuesten Funktionen und Verbesserungen profitieren.
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