Bei der Arbeit an und mit Dokumenten sind häufig mehrere Personen beteiligt. Um deren Zusammenarbeit effizienter zu gestalten, haben wir unser Dokumenten-Management-System (DMS) ecoDMS mit interessanten Funktionen ausgestattet, die wir Ihnen gern erläutern möchten. Dabei zeigen wir Ihnen anhand konkreter Beispiele, wie diese Features den Dokumentenaustausch und die Zusammenarbeit optimieren können.
Textpassagen markieren und kommentieren
Wenn mehrere Mitarbeiter Dokumente bearbeiten, dann ist die Situation oft ähnlich: Sie markieren in der Regel Textpassagen und hinterlegen zu ihnen auch Notizen. Dabei verwenden sie unterschiedliche Farben, sodass nachvollziehbar ist, wer welche Markierungen vorgenommen hat oder zu welchem Themengebiet sie gehören. Bei einem einzelnen Bearbeiter und einem kurzen Dokument ist dies recht übersichtlich. Aber stellen Sie sich diesen Prozess nun mit fünf Mitarbeitern und einem 20-seitigen Dokument vor! Abschließend müssen die aus den Bearbeitungen resultierenden Versionen mühsam miteinander verglichen und in einem Dokument konsolidiert werden. Auf Papier oder in einer Word-Datei ist das extrem aufwändig.
Ein praktisches Beispiel ist die Antragsbearbeitung bei einer Versicherung, etwa für eine Berufsunfähigkeitsrente. Dieser Prozess umfasst oft zahlreiche Dokumente, wie Dokumentationen zum Krankheitsverlauf sowie Bescheinigungen des Arbeitgebers oder des behandelnden Arztes. So kommen schnell viele Seiten zusammen, die von mehreren Abteilungen innerhalb der Versicherung akribisch geprüft werden müssen.
Anwender von ecoDMS können im PDF-Editor Textpassagen farbig markieren sowie mit Notizen versehen und die einzelnen Textversionen – wie Papierdokumente auf dem Schreibtisch – zum Vergleich auf dem Bildschirm nebeneinanderlegen. Die Hervorhebungen können sogar für Filter bzw. bei Suchanfragen genutzt werden. Zusätzlich erstellt ecoDMS einen Prüfbericht, der alle Markierungen und Notizen übersichtlich zusammenfasst und in unserem DMS archiviert werden kann. Auf dieser Basis kann die Bearbeitung von Anträgen komfortabel vollzogen und zügig über deren Genehmigung entschieden werden.
Sensible Daten schwärzen
Dokumente können sensible Informationen enthalten, die beispielsweise aufgrund der Regeln der DSGVO nicht für jedermann sichtbar sein dürfen. Auf dem Papier wird es bisweilen für ausreichend gehalten, diese Passagen mit einem schwarzen Stift unkenntlich zu machen. Dies ist allerdings ein Trugschluss, denn es genügt oftmals, die Papierdokumente gegen das Licht zu halten, um die geschwärzten Inhalte zu erkennen. Bei digital erzeugten Dokumenten können Anwender schwarze Balken bzw. Textfelder über den zu schützenden Text legen. Jedoch lassen sich solche Schwärzungen mit einem Editor vergleichsweise einfach entfernen bzw. die sensiblen Inhalte können von OCR-Technologien nach wie vor ausgelesen werden.
Vor diesem Hintergrund haben wir unseren PDF-Editor mit einer sicheren Funktion zum Schwärzen ausgestattet, mit der die zu verbergenden Inhalte vollständig aus Dokumenten eliminiert werden. Anwender können so die Vorgaben der DSGVO zuverlässig einhalten. Dabei bleibt für die interne Nutzung die Originalversion mit sämtlichen Informationen erhalten, während die geschwärzte Dokumentenversion für die geschützte Weitergabe an Dritte in einem separaten Tab zur Verfügung steht.
Ein Anwenderbeispiel bietet auch hier die Versicherungsbranche, etwa wenn es um eine Schadensregulierung geht und die involvierten Parteien Akteneinsicht verlangen. Bevor Versicherungen die Unterlagen weitergeben, müssen sie sicherstellen, dass personenbezogene Daten der Beteiligten unkenntlich gemacht wurden. Das ist auch bei Rechtsstreitigkeiten der Fall, sodass Anwaltskanzleien ebenfalls gefordert sind, bei der Dokumentenweitergabe sensible Daten zu schützen.
Annotationen und digitale Stempel hinzufügen
Annotationen sind Kommentare mit individuellen Texten, Bildern, Zeit- oder Benutzerinformationen. In ecoDMS können diese über den PDF-Editor hinzugefügt, entfernt oder bearbeitet werden. Darüber hinaus lassen sich beispielsweise Eingangsrechnungen mit einem digitalen Stempel – wie „Dokument geprüft am [DATUM] um [UHRZEIT] von [BENUTZERNAME]“ – versehen. Dabei wird mit jeder Änderung eine neue Dateiversion in ecoDMS gespeichert, womit auch das Originaldokument erhalten bleibt.
Wenn auch Sie die Zusammenarbeit mehrerer Personen an und mit Dokumenten effizienter gestalten wollen, dann testen Sie ecoDMS für 30 Tage völlig unverbindlich und kostenfrei.