Systeme für Customer Relationship Management (CRM) und Dokumentenmanagement (DMS) gehören zweifellos zu jenen Anwendungen, die in vielen Unternehmen im Einsatz und letztlich unverzichtbar sind. Werden die Lösungen geschickt miteinander verknüpft, profitieren Vertriebsabteilungen gleich mehrfach, wie wir in diesem Artikel erläutern.
Was ist ein CRM-System?
Mit dem Einsatz eines CRM-Systems verfolgen Unternehmen vor allem ein Ziel: Sie erhalten eine ganzheitliche Sicht auf ihre Kunden, damit die zuständigen Mitarbeiter auf Anfragen direkt reagieren und passende Angebote unterbreiten können, um letztlich die Kundenzufriedenheit und auch den Umsatz zu steigern. Dazu speichert ein CRM-System zentral die Kundendaten und alle Interaktionen, so dass die gesamte Historie ab dem ersten Kontakt nachvollzogen werden kann.
Und was ist ein DMS?
Ein DMS ist eine Plattform zur effizienten Verwaltung und Archivierung digitaler Unternehmensdokumente. Es ermöglicht einen zentralen und schnellen Zugriff darauf, gewährleistet die Lesbarkeit und sichere Aufbewahrung und dokumentiert lückenlos jede Änderung. Dies unterstützt nicht nur bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen an die Dokumentenverwaltung, sondern optimiert zugleich die Arbeit im Unternehmen. Mehrere Benutzer können parallel und ortsunabhängig auf die jeweils aktuelle Dokumentenversion zugreifen, wodurch unnötige und teure Doppelarbeit vermieden wird.
Es existieren natürlich noch zahlreiche weitere Definitionen für ein DMS, die teils jedoch mehr Verwirrung als Klarheit stiften. Verwandte Konzepte sind beispielsweise das Enterprise Content Management (ECM) und das Enterprise Information Management (EIM).
Welche Vorteile bietet die Integration von einem DMS in ein CRM-System?
Viele Argumente sprechen dafür, beide Systeme miteinander zu verbinden. Dazu gehören insbesondere eine ganzheitliche Informationssicht, eine höhere Rechtssicherheit, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und die Möglichkeit der Prozessoptimierung.
- Vertriebsmitarbeiter haben nicht nur die bisherige Kontakthistorie des Kunden im Blick, sondern können auch direkt auf die relevanten Dokumente zugreifen, ohne vom CRM-System in das DMS wechseln zu müssen. Der Zugriff erfolgt direkt vom Kundendatensatz auf die verknüpften Dokumente im DMS. Damit entfällt die manuelle Suche nach Dokumenten und Informationen in getrennten Systemen. Dies spart Zeit, erhöht die Produktivität und sorgt abteilungsübergreifend für mehr Transparenz.
- Darüber hinaus profitieren Unternehmen von der revisionssicheren Archivierung kaufmännischer Dokumente in einem DMS, die ein CRM-System per se nicht leisten kann. Zusätzlich werden die Dokumente versioniert abgelegt, was eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
- Schließlich lassen sich Prozesse automatisieren, indem Dokumente im DMS auf Basis der im CRM-System hinterlegten Daten erzeugt werden.
ecoDMS mit CRM-Systemen verbinden
Mithilfe unserer offenen JSON-REST-API lässt sich unser DMS nahtlos mit einem CRM-System verbinden. Dabei arbeitet ecoDMS im Hintergrund und kann bequem über einen Button aus dem CRM-System aufgerufen werden. Unsere Lösung ist aber nicht nur perfekt integrierbar und einfach zu bedienen, sondern bietet auch einen großen Funktionsumfang zu einem nahezu unschlagbaren Preis. Diese Vorteile hat sich auch unser Qualified Premium Reseller Ruthardt Softwaretechnik GmbH gesichert und cobra – eines der führenden CRM-Systeme – mit ecoDMS über eine Schnittstelle verbunden. Diese fungiert als Mittler zwischen beiden Systemen und kombiniert so die Vorteile von cobra CRM mit der revisionssicheren Archivierung und dem Workflow-System von ecoDMS.
CRM-Systeme bilden gemeinsam mit einem DMS eine äußerst sinnvolle Kombination, welche die Effizienz von Unternehmen steigert. Dabei organisiert das CRM-System die Kundenkontakte und Interaktionen, während das DMS die zentrale, strukturierte Ablage und Verwaltung von Dokumenten sichert.
