Referenzen und Erfolgsgeschichten

Im Jahre 2010 gewann die Europaschule Langerwehe (Gesamtschule) mit ecoDMS den Wettbewerb „Einfach Schule“. Die Schule wurde für den modernen Bürokratieabbau vom Schulministerium NRW ausgezeichnet.

Langerwehe / Aachen, 2010. Die Gesamtschule Langerwehe zählt zu neun Preisträgern, die das Düsseldorfer Schulministerium landesweit auszeichnete. Sie hatte am Wettbewerb „Einfach Schule“ teilgenommen mit dem das Schulministerium die Schulen dazu aufforderte, Konzepte zur Verminderung des internen Verwaltungsaufwands zu entwerfen.

Das Konzept, das die Gesamtschule Langerwehe in den Wettbewerb schickte, zeigt ganz neue Wege in Sachen Bürokratieabbau auf. Die Schule ist Beispielschule für die Dokumentenverwaltung. Da Schulen in Nordrhein-Westfalen sich auf Wunsch der Landesregierung in einem langfristigen Veränderungsprozess hin zu mehr Eigenverantwortung und Selbstständigkeit befinden, ging die Schulleitung eine Kooperation mit der applord gmbh aus Aachen ein.

Das Software- und Consultingunternehmen beschäftigt sich schon seit vielen Jahren mit dem Thema Geschäftsprozessoptimierung und ermöglicht mit dem bereitgestellten Dokumenten Management System ecoDMS die qualifizierte und revisionssichere Archivierung aller Dokumente auf einem Server. Benutzerfreundlichkeit und effizientes Arbeiten stehen dabei stets an erster Stelle.

Suchen war gestern! Ob Rechnungen, Angebote, Lehrunterlagen, Budget, Materialien für individuelle Förderung oder andere Dokumente, alles kann revisionssicher archiviert und auf Knopfdruck sofort wiedergefunden werden. Für den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Kollegen sorgt ein flexibles Berechtigungssystem. Das Dokumenten Management System erleichtert die Verwaltungsarbeit aber auch die Arbeit der Lehrerinnen und Lehrer erheblich. Zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und ständiges Suchen von Dokumenten gehören mit diesem System der Vergangenheit an. Alle dokumentenbezogenen Vorgänge werden mit ecoDMS deutlich optimiert, so dass sich sowohl das Kollegiumals auch die Verwaltung mehr auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren kann.

Die Anwender sind besonders von der benutzerfreundlichen Oberfläche und von der einfachen Bedienung begeistert. „Das Dokumenten Management System ist übersichtlich und selbsterklärend aufgebaut. Unsere Strukturen können wir aufgrund der flexiblen Einrichtungsmöglichkeiten in ecoDMS sehr gut abbilden. Genau so sollte ein System arbeiten.“, so Heinz-Georg Bock von Wülfingen, stellvertretender Schulleiter der Gesamtschule Langerwehe. Schulministerin Barbara Sommer gratulierte den Preisträgern: „Die Eigeninitiative der Schulen zur Optimierung ihrer Verwaltungsstrukturen ist beispielhaft. Es ist die Aufgabe der Verwaltung, Ressourcen zu schonen, die für das eigentliche Kerngeschäft gebraucht werden: den Unterricht“, sagte die Ministerin.

Auch der Bürgermeister der Stadt Langerwehe, Heinrich Göbbels, ist sichtlich begeistert von der Idee, das Dokumenten Management System ecoDMS in der Gesamtschule einzuführen und gratuliert stolz den Gewinnern. „Das Vertrauen in unsere Schule und die tatkräftige Unterstützung der Gemeinde Langerwehe machen die Durchführung solcher Projekte überhaupt möglich. Schon seit sehr langer Zeit stellt uns die Gemeinde das Schulbudget in Eigenverantwortung zur Verfügung. Dafür sind wir sehr dankbar.“, resümierte Heinz Moll, Leitender Gesamtschuldirektor.

Neben der Gesamtschule Langerwehe wurden zwei Grundschulen in Wuppertal und Pulheim, eine Hauptschule in Leverkusen, eine Förderschule in Remscheid, eine Realschule in Gladbeck, ein Gymnasium in Bochum und zwei Berufskollegs in Duisburg und Essen ausgezeichnet, deren Beiträge von Ansätzen zur Verbesserung des Informationsaustauschs über die Erstellung von Formularsammlungen oder der Standardisierung und Dokumentation von Verwaltungsabläufen bis hin zu komplexen systematischen Qualitätsmanagement-Konzepten reichten.

Professor Dr. Hansis, Vorsitzender der Jury, bezeichnete den Langerweher Beitrag als innovativ und mutig.

Details zu den Bilddateien:
Bild 1: v.l.n.r.: Prof. Dr. H. Hansis, Schulministerin Barbara Sommer, Heinz-Georg Bock von Wülfingen und Schulleiter Heinz Moll
Bild 2: Auch die Vertreter der Stadt, Bürgermeister Göbbels (3. v. l.) und Herr Wamig (l.), sind begeistert.
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