Media - Immer top informiert

E-Mails gesetzeskonform und preisgünstig archivieren. Das können ab sofort die Kunden der ecoDMS GmbH. Denn das Aachener Software-Unternehmen hat heute mit ecoMAILZ eine neue Standardsoftware zur einfachen, plattformunabhängigen und gesetzeskonformen E-Mailarchivierung veröffentlicht. Mit ecoMAILZ können alle elektronischen Nachrichten automatisiert in einem zentralen E-Mailarchiv gespeichert werden. Ein faires Preis-Leistungsverhältnis und das zweistufige Archivierungskonzept eröffnen ganz neue Möglichkeiten bei der E-Mailarchivierung. Im ersten Schritt gibt es die Komponenten für Windows. Weitere Betriebssysteme folgen.

Die Archivierung aller E-Mails und deren Anhänge kann mit ecoMAILZ automatisch und leicht verständlich von jedermann durchgeführt werden. Das Archivsystem ruft die E-Mails direkt am Mailserver oder aus einem beliebigen Verzeichnis ab. Dabei arbeitet ecoMAILZ gemäß der gesetzlichen Vorgaben, welche unter anderem besagen, dass nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung ausgenommen werden müssen. Dazu zählen beispielsweise private Nachrichten. Deshalb können ausgewählte Nachrichten bei ecoMAILZ innerhalb einer bestimmten Sichtungsfrist von der Archivierung ausgenommen werden. Denn erst nach Ablauf der individuell einzurichtenden Sichtungsfrist werden E-Mails endgültig archiviert. Dieses einzigartige Verfahren bietet den Nutzern eine optimale Sicherheit und Kontrollmöglichkeit bei der Mailarchivierung.

Die Basis von ecoMAILZ bildet ein hochmodernes Container-Speichersystem. Diese ausgereifte Speichertechnologie benötigt keine separate Datenbank. ecoMAILZ legt die benötigten Container selbstständig innerhalb der eigenen Systemumgebung bei der Installation an. Die archivierten E-Mails und deren Anhänge werden dann sicher verschlüsselt in diesen Containern aufbewahrt. Die langfristige und sichere Mail-Aufbewahrung, eine saubere Datensicherung und die einfache Datenwiederherstellung sind mit dieser Technik sichergestellt.{gallery}gallery/ecomailz/artikel-ecomailz{/gallery}Zugriff auf die archivierten E-Mails erhält man über den ecoMAILZ-Webclient. Dieser läuft in allen modernen Internetbrowsern. Dank des „Responsive Designs“ kann der Webclient auf unterschiedlichster Hardware, also einem PC, Laptop, Smartphone oder Tablet, eingesetzt werden. Verschiedene Such- und Filterfunktionen, wie die Volltextsuche, ermöglichen ein schnelles Wiederauffinden der archivierten Nachrichten.

ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem. Die konkreten Herkunftsquellen der E-Mails werden dabei in sogenannten Adaptern hinterlegt. Anschließend ruft das System automatisch alle zu archivierenden E-Mails ab, führt eine Volltextindizierung auf Texte, lesbaren Informationen und Anhängen durch und speichert die Nachrichten sicher in Containern im E-Mailarchiv. Darüber hinaus gibt es ein Addin für den E-Mailclient "Microsoft Outlook".

Die ecoDMS GmbH hat sich in den letzten Jahren mit dem gleichnamigen Dokumentenarchiv ecoDMS einen sehr guten Namen in der DMS-Branche gemacht. Das ecoDMS Archiv gilt heute als der Standard für die revisionskonforme Archivierung von Dokumenten und Informationen. An den großartigen Erfolg von ecoDMS soll ecoMAILZ nun als eigenständige Softwarelösung anknüpfen.

Speziell für die Verschmelzung der beiden Archivsysteme ecoDMS und ecoMAILZ hat die ecoDMS GmbH im Übrigen eine Integrationsmöglichkeit geschaffen, welche die Archivierung, den Zugriff und Abruf von E-Mails optional auch im Dokumenten-Management-System erlaubt.

Die Installation und Einrichtung von ecoMAILZ ist absolut benutzerfreundlich. Und auch der Lizenzpreis überzeugt auf ganzer Linie. Mit erschwinglichen 49 Euro inklusive 19% Mehrwertsteuer pro Benutzer ist ecoMAILZ das optimale Mailarchiv für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und Konzerne. Im Lizenzpreis sind sowohl das Mailarchiv inklusive Volltextindizierung als auch die verfügbaren Plugins und Addons für ecoDMS und die Mailclients enthalten.

Auf der Internetseite www.ecodms.de kann die Software kostenlos heruntergeladen und getestet werden. Durch Einspielen einer gültigen Lizenz wird nach der Testphase ganz einfach die Vollversion aktiviert. Im Web gibt es zudem ausführliche Produktinformationen rund um die angebotenen Software-Komponenten und Dienstleistungen der ecoDMS GmbH.