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Handelsbrief ist Handelsbrief. Egal ob elektronisch oder auf dem Papier. Aus diesem Grund verlangt der Gesetzgeber seit dem 1. Januar 2006 eine bis zu 10 Jahre lange revisionssichere, elektronische Archivierung von E-Mails. Mit ecoDMS können E-Mails, Papierdokumente und beliebige andere Unterlagen langfristig und sicher archiviert werden. Darüber hinaus sorgt ecoDMS für ein jederzeitiges und blitzschnelles Wiederfinden der archivierten Dokumente.

ecoDMS bildet die technische Grundlage für eine revisionssichere Archivierung von E-Mails in einem zentralen, elektronischen Archiv. Die Vollversion beinhaltet unter anderem Plugins für Outlook und Thunderbird, die eine direkte Mailarchivierung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Die E-Mails werden vollständig von ecoDMS im Standardformat EML und zusätzlich im revisionssicheren Langzeitarchivierungsformat PDF/A archiviert. Das garantiert eine dauerhafte Nutzbarkeit. Auch E-Mail Anhänge können komfortabel im Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Darüber hinaus ist die Archivierung aus anderen Mailprogrammen über einen PDF/A Drucker ebenfalls möglich. Über die herkömmliche Druckfunktion der Mail-Software wird die E-Mail in diesem Fall von ecoDMS als PDF/A Dokument abgelegt.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System der besonderen Art. Mit einem herausragenden Preis-Leistungsverhältnis und einer hochmodernen Technologie hebt sich ecoDMS hervor. Für 49 Euro ist das Client-Server-System mit vollem Funktionsumfang erhältlich. Die Lizenz gilt pro gleichzeitiger Verbindung, ist zeitlich unbegrenzt gültig und ist unabhängig von der Dokumentenanzahl.

Jede E-Mail und lesbare Datei wird automatisch vom System einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. So sind die Unterlagen im Handumdrehen wieder auffindbar. Der Benutzer muss lediglich passende Suchbegriffe in die Suchmaske eingeben und schon werden die dazugehörigen Dokumente angezeigt. Zu jeder Datei können zusätzlich eigene Metadaten wie z.B. der Ordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit, der Status und vieles mehr vergeben werden. Diese Klassifizierungsinformationen können völlig flexibel auf die eigenen Bedürfnisse im System hinterlegt werden.

ecoDMS speichert die E-Mails und alle anderen Dateien und Informationen in einer postgreSQL-Datenbank auf dem ecoDMS-Server. Es können beliebig viele Dateien archiviert werden. Die Unterlagen und Software-Komponenten befinden sich beim Kunden und nicht im Web. Die ecoDMS-Software kann plattformunabhängig und sogar plattformübergreifend im Netzwerk, lokal, im Web und auch als App eingesetzt werden. Der ecoDMS-Server steht für Windows, Ubuntu und Debian zur Verfügung. Die Clients und Plugins für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Die Installation und Bedienung ist leicht verständlich und benutzerfreundlich gestaltet.

Mit ecoDMS können Privatleute und Unternehmen jeglicher Größe und Branche alle Dokumente und E-Mails sicher aufbewahren. Neben der Mailarchivierung gibt es Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice. Alle übrigen digitalen Dateien können per Drag und Drop einfach ins Archiv geschoben werden. Für Papierdokumente können herkömmliche Scanner zur Digitalisierung verwendet werden. Die Ablage erfolgt dann über die integrierte Software ecoICE zur Posteingangsbearbeitung.

Fazit: ecoDMS ist das optimale Werkzeug für eine sichere Archivierung von E-Mails und beliebigen anderen Dateien. Für den täglichen Arbeitsalltag, die jährliche Steuererklärung oder auch im Falle einer Betriebsprüfung sind die Unterlagen sofort, vollständig und vor allem im Originalformat in Sekundenschnelle abrufbar. Die Vergabe von Dokumenten- und Ordnerberechtigungen garantiert zudem eine sichere und korrekte Zuweisung der jeweiligen Dokumente. Der günstige Preis macht den Einsatz einer professionellen Archivlösung für nahezu jedermann möglich.

Eine kostenlose Full-Demo ist im Internet unter www.ecodms.de erhältlich. Hier gibt es auch alle weiteren Informationen und Videos rund um die Software und einen Onlineshop, über den die Lizenzen für die Vollversion bequem und bargeldlos bestellt werden können.