Media - Immer top informiert

Für zahlreiche Unternehmen und Privatleute stellt die gesetzliche Vorgabe handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente über viele Jahre aufzubewahren eine riesige Herausforderung dar. Neben den zahlreichen Papierakten entstehen täglich neue Dokumente, die in Zeiten der Digitalisierung immer mehr auf elektronischem Wege erzeugt, verschickt und aufbewahrt werden. Das ständige Hin- und-Her zwischen Papierakten und digitalen Dateien ist auf Dauer kompliziert, lästig und vor allem unübersichtlich.

Abhilfe und eine enorme Erleichertung bei der Ablage, Dokumentensuche und Verwaltung verspricht das Dokumenten-Management-System ecoDMS. Diese Software ist das erste Dokumentenarchiv, das für 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung mit vollem Funktionsumfang verkauft wird und aufgrund seiner absoluten Skalierbarkeit in nahezu jedem Betrieb und Haushalt zum Einsatz kommen kann.

ecoDMS bildet einen wichtigen Grundbaustein zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Durch den Einsatz von ecoDMS können Dateien und Informationen jeglicher Art wie z.B. PDFs, E-Mails, Papierdokumente, Office-​Dateien, Bilder etc. langfristig und sicher in einem zentralen, elektronischen Archiv aufbewahrt werden.

Alle archivierten Dokumente werden in einer zentralen postgreSQL Datenbank revisionskonform aufbewahrt. Bei der Ablage bleibt das Original erhalten. Darüber hinaus werden automatisch vom System PDF/A Dateien für gescannte Dokumente, über die Office und E-Mail Plugins archivierte Dokumente, TIFF, JPG und PNG-Dateien erzeugt und gespeichert. Änderungen an einem Dokument sind nur über die integrierte Versionsverwaltung erlaubt, so dass auch hier das Original bestehen bleibt und jegliche Änderungen nachvollziebar sind.

Ein leistungsstarker Klassifizierungsdialog ermöglicht die gezielte Zuordnung und Vergabe von Metadaten für jedes einzelne Dokument. In einer Historie dokumentiert ecoDMS revisionskonform jede Änderung an den Klassifizierungsattributen zu einem Dokument. So werden die Verarbeitungs- und Archivierungschritte automatisch protokolliert und können jederzeit nachvollzogen werden.

Die Architektur der ecoDMS-Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender (abhängig von der erworbenen Lizenzanzahl) zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten.

Auch die Datensicherung und Datenwiederherstellung ist mit ecoDMS leicht durchgeführt. Über eine eigene Benutzeroberfläche können ein Backup und Restore der ecoDMS-Datenbank ausgeführt werden. Außerdem ist eine manuelle Sicherung und Wiederherstellung über die Konsole oder unter Verwendung eigener Tools möglich.

Die große Skalierbarkeit des Systems erlaubt eine kundenspezifische und völlig flexible Einrichtung. Über 5000 Nutzer haben das Archivsystem bereits erfolgreich im Einsatz. Darunter sind mehr als 1500 Firmenkunden.

Die Vollversion beinhaltet -ergänzend zu den Standardfunktionen- Anbindungen für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird. Desweiteren gibt es einen PDF/​A Drucker zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Programmen. Die integrierte OCR Funktion ermöglicht neben zahlreichen weiteren Suchmöglichkeiten eine komfortable Volltextsuche, die so einfach ist wie googeln.

ecoDMS kann plattformunabhängig im Netzwerk, lokal, im Web und als App verwendet werden. Unter http://ecodms.de/index.php/de/downloads können alle Software-​Komponenten für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS heruntergeladen werden. Das Client-​Server-​System ist leicht zu installieren und benutzerfreundlich zu bedienen.

Die Vollversion kostet 49 Euro (brutto) pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-​Server und beinhaltet den vollen Funktionsumfang! Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung.

Vor dem Kauf kann der Funktionsumfang mit ecoDMS Free4Three Edition ausgiebig getestet werden. Die freie Version verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Diese und weitere Informationen sind unter www.ecodms.de abrufbar.