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Der Umstieg von der konventiellen Ablage zum modernen, elektronischen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Bei ecoDMS handelt es sich um das erste Dokumenten-Management-System, das für alle Unternehmensgrößen und sogar für Privatanwender geeignet ist.

Mit ecoDMS können jegliche Schriftstücke, Dateien und E-Mails sicher in einem zentralen Archiv gespeichert und blitzschnell wiedergefunden werden. Der Archivierung sind nahezu keine Grenzen gesetzt.

Die Software bietet den vollen Funktionsumfang eines Archivsystems und wird als Vollversion vom Hersteller für günstige 49 Euro pro Lizenz angeboten. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Vor dem Kauf kann das gesamte System 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Bei Privatleuten darf die Free4Three Edition mit eingeschränkter Funktionalität sogar unbegrenzt zum Einsatz kommen.

Das Client-Server-System ist einfach zu installieren und verfügt über benutzerfreundliche Oberflächen, die leicht zu verstehen und zu bedienen sind. EcoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse und IT-Infrastrukturen eingerichtet werden und eignet sich aufgrund seiner flexiblen und servicorientierten Struktur für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und auch für Großkunden. Das Dokumentenmanagementsystem kann unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verwendet werden.

Vom ersten Mausklick an wird klar, dass Benutzerfreundlichkeit und guter Service bei ecoDMS groß geschrieben werden. Schon bei der Installation werden verschiedene Vorbelegungen der Datenbank für den gewerblichen und privaten Gebrauch angeboten.Wird eine der Möglichkeiten ausgewählt, werden im Archiv Ordner und Dokumententypen angelegt, die im jeweiligen Bereich benötigt werden. Diese können bei Bedarf nachträglich schnell und bequem angepasst und auch erweitert werden.

Für die Vertraulichkeit und Sicherheit der Dokumente und hinterlegten Informationen sorgt eine professionelle Benutzer- und Rechteverwaltung. Jedem Benutzer können eigene System-, Ordner- und Dokumentenrechte zugewiesen werden. Die Speicherung der Dokumente erfolgt revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank. Diese wird automatisch mit installiert, so dass Datenbank-Kenntnisse nicht vorausgesetzt werden müssen.

Im Archiv können die unterschiedlichsten Dateiformate aufgenommen werden. Für das Scannen und die Zuordnung dieser Dokumente gibt es die Anwendung ecoICE. Auch der Import von Dateien aus dem Filesystem ist kinderleicht. Bereits auf dem PC gespeicherte Dokumente können einfach per Drag und Drop ins ecoDMS Programm geschoben und klassifiziert werden. Besonders interessant ist hierbei die Massenklassifizierung. So können Altbestände ins DMS gezogen und in einem Schritt gleichzeitig zugeordnet und berechtigt werden. Bei der Klassifizierung werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeiten, der Status und vieles mehr passend zum jeweiligen Dokument vergeben. Über den ecoDMS PDF/A Drucker lassen sich zudem Dokumente direkt über die herkömmliche Druckfunktion ins Archiv drucken. Das bietet einen komfortablen Anschluss an Drittsysteme wie zum Beispiel Buchhaltungs-, Rechnungs- oder auch Grafiksoftware. Für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook sind bei der Vollversion von ecoDMS Plugins inbegriffen. Über diese können E-Mails, Anhänge und Office Dateien bequem aus den genannten Anwendungen heraus ins DMS archiviert und zugeordnet werden. Darüber hinaus beinhaltet ecoDMS einen Webclient und Mobile Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets.

Nach der Archivierung ist ein Wiederfinden der Dokumente in Sekundenschnelle möglich. Der ecoDMS Client bietet hierzu reichhaltige Suchfunktionen. Es kann nach allen Klassifizierungsinformationen gesucht werden. Diese können bei der Suche auch kombiniert werden. Die Ausgabe der Dokumente erfolgt übersichtlich in einer Tabelle. In einem Vorschaufenster können die gefundenen Dateien dann direkt in ecoDMS angesehen werden. Als Highlight ist hier die Volltextrecherche zu erwähnen. Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Eingescannte Dokumente können beispielsweise auf Basis des Inhalts erkannt und automatisch vom System klassifiziert werden. Auf diese Weise werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Informationen automatisiert vergeben. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR sehr benutzerfreundlich. Der Anwender muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben.

Diese und weitere Informationen sind unter www.ecodms.de erhältlich.