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Die elektronische Datenverarbeitung und die Verwaltung von Papierdokumenten und Computer Dateien kann mit ecoDMS günstig realisiert werden.

ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System (Records Management System), dass die elektronische Datenhaltung für jedermann möglich macht. Als vollumfängliches Dokumentenarchiv überzeugt ecoDMS mit Benutzerfreundlichkeit, Plattformunabhängigkeit, Flexibilität, Leichtigkeit und mit einem günstigen Lizenzpreis. Sowohl Papierdokumente als auch digitale Daten, können mit ecoDMS revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und schnell wiedergefunden werden.

Um die Datenverarbeitung besonders einfach zu gestalten, setzt ecoDMS auf den integrierten Vorlagen Designer. Diese Funktion erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Sowie ein Dokument in ecoDMS archiviert wird, führt das Dokumenten-Management-System automatisch den Erkennungsassistenten aus. Das beschleunigt die Archivierung und Zuordnung von Unterlagen und Akten um ein Vielfaches.

Das ecoICE Programm dient der modernen Posteingangsbearbeitung und ist fester Bestandteil der Archivlösung. Nach dem Scannen können die eingescannten Rechnungen, Verträge und Papier Unterlagen direkt über ecoICE abgerufen, in der ecoDMS Ordnerstruktur abgelegt und an die zuständigen Benutzer verteilt werden.

Daten, die bereits in digitaler Form existieren, finden ebenfalls schnell den Weg ins Dokumentenarchiv. Diese können einfach mit der Maus in die ecoDMS Benutzeroberfläche gezogen werden. Dann sind die Unterlagen sofort sicher archiviert. Außerdem beinhaltet die Vollversion Plug-ins für Microsoft Office, Microsoft Outlook, LibreOffice, OpenOffice und Mozilla Thunderbird. Per Mausklick können die Office Dokumente und E-Mails direkt aus der jeweiligen Anwendung in ecoDMS archiviert werden. Die Versionsverwaltung erlaubt eine anschließende Weiterbearbeitung der archivierten Office Dokumente. Die Änderungen werden in ecoDMS als neue Version gespeichert. Das Original bleibt so stets erhalten. Gespeichert wird bei den Plug-ins grundsätzlich die Original Datei und ein revisionskonformes PDF/A.

Nach der Archivierung stehen die Volltext- und Klassifizierungsinformationen sofort für eine schnelle und benutzerfreundliche Suche in ecoDMS bereit. Alle Daten befinden sich mit ecoDMS an einem zentralen Ablageplatz. Das macht ein bequemes und schnelles Abrufen am eigenen Bildschirm möglich. Durch die Eingabe von inhaltlichen Suchbegriffen oder Ablageinformationen werden die gesuchten Dokumente in Sekundenschnelle angezeigt.

ecoDMS ist leicht zu bedienen und lässt sich ideal in die bestehenden IT-Infrastrukturen integrieren. Das Dokumenten-Management-System (Records Management System) unterstützt verschiedene Plattformen. Unter Windows, Ubuntu, Debian und Mac OS kann ecoDMS installiert werden. Die ecoDMS Oberflächen sind in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Für alle web und mobile versierten User, bietet ecoDMS Apps für das Smartphone und Tablet an. Ergänzend dazu gibt es eine Weboberfläche für den Internetbrowser.

Unter www.ecodms.de können alle Software Komponenten heruntergeladen werden. Die Demoversion verfügt in den 30 Tagen über die volle Funktionalität (ausgenommen Mobile Services) und ist für Testzwecke gedacht. Die Vollversion ist mit 49 Euro pro Lizenz kostenpflichtig und darf zur privaten und kommerziellen Nutzung verwendet werden. Die kostenlose Free4Three Version ist mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch freigegeben.

Auf der Webseite gibt es außerdem ausführliche Programminformationen und lehrreiche Dokumentationen und Videos. Eine Lizenz der Vollversion kann im Onlineshop der Webseite erworben werden. Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und lediglich abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Verbindungen zum Archiv.