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Die ecoDMS GmbH hat ein weiteres, kostenloses Video Tutorial vom Dokumenten-Management-System ecoDMS veröffentlicht. Darin werden die verschiedenen Such- und Filterfunktionen von der ecoDMS-Software näher erklärt. Das YouTube ist ab sofort im offiziellen YouTube Kanal der Aachener verfügbar.

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ecoDMS ist ein einfach zu bedienendes und zugleich umfangreiches Werkzeug zum Digitalisieren, Archivieren, Teilen, Verwalten und Finden aller Dokumente am PC, Smartphone und Tablet. Mit der Software kann man alle archivierten Dokumente und Informationen so einfach wie googeln wiederfinden. Das Dokumenten-Management-System beinhaltet hierfür viele intelligente Such- und Filterfunktionen. Wiederkehrende Suchen können sogar als Favoriten abgespeichert werden.

ecoDMS verfügt über eine moderne OCR zur automatischen Texterkennung. Diese Funktion wird automatisch im Hintergrund für alle lesbaren Dokumente ausgeführt. Dabei indexiert ecoDMS jegliche Textinformationen und Metadaten der archivierten Dateien. Sofern es sich bei den Dateien um nicht lesbare Formate wie z.B. Bilddateien - also JPG, PNG, TIFF usw. - handelt, wandelt ecoDMS diese selbstständig in lesbare PDFs um und indexiert dann ebenfalls deren Inhalte.

Da ecoDMS die archivierten Dokumente automatisch einliest, kann man durch die Eingabe von Suchbegriffen eine schnelle Volltextsuche über die Inhalte, Metadaten, Klassifizierungen und Notizen starten. Dafür müssen lediglich die passenden Suchbegriffe in ecoDMS eingetippt werden. Die Software erkennt hierbei auch zahlreiche Suchoperatoren, wie z.B. das Sternchen, Fragezeichen oder Tildezeichen. Für die Suche nach Dokumenten können zudem alle verfügbaren Inhalte und Attribute verwendet und diese beliebig miteinander kombiniert werden.

Eine weitere, interessante Suchfunktion ist die integrierte Shortcut-Suche von ecoDMS. Hinterlegt man im Connection Manager von ecoDMS ein persönliches Tastenkürzel, kann man die Volltextsuche aus beliebigen externen Anwendungen heraus starten. Hierzu muss man lediglich in der Kundenverwaltung, dem Warenwirtschaftssystem, einer E-Mail oder auf einer beliebigen Webseite die gewünschten Suchbegriffe markieren und anschließend die gespeicherte Tastenkombination eingeben. ecoDMS startet dann automatisch die Volltextsuche im Dokumenten-Management-System und zeigt die passenden Suchergebnisse sofort an.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.