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Die ecoDMS GmbH hat für das beliebte Dokumenten-Management-System ein brandneues Release Update veröffentlicht. ecoDMS Build 21.12 ist gefüllt mit neuen, intelligenten Funktionen für die Archivierung von Dokumenten. Ein besonderes Highlight ist die erstmals enthaltene künstliche Intelligenz zur Erkennung von Barcodes. Für die Weiterentwicklung von ecoDMS steht diese hochmoderne KI-Technologie zudem ganz oben auf dem Entwicklungsplan.
Künstliche Intelligenz
Mit der brandneuen KI für Barcodes verfügt ecoDMS von nun an über eine intelligente Technik zur automatischen Erkennung beliebiger Barcodes. Die künstliche Intelligenz erkennt Barcodes unterschiedlichster Typen an beliebigen Positionen in einem Dokument. So können beispielsweise QR-Barcodes, EAN-Codes, schweizer G1-Barcodes und viele mehr von der Software erkannt und ausgelesen werden. Diese KI-Technologie wird in Zukunft noch tiefer in ecoDMS integriert.

X-Rechnungen
ecoDMS beinhaltet intelligente Funktionen um (Papier-) Dokumente, E-Mails, Dateien und Informationen schnell, einfach, sicher und langfristig zu archivieren. Auch die Ablage von codierten X-Rechnungen ist mit ecoDMS von nun an ganz leicht möglich. Denn ecoDMS erkennt, konvertiert und archiviert jetzt auch X-Rechnungen. Das Dokumenten-Management-System wandelt die codierte Rechnung bei der Archivierung im Hintergrund automatisch in ein lesbares PDF um. Außerdem können Klassifizierungsvorlagen von ecoDMS auf diese Rechnungen angewendet werden, so dass man zusätzlich von der automatischen Zuordnung und Ablage im Archiv profitieren kann.

Snapshot 2 Archive
Über die neue Snapshot-Funktion von ecoDMS können beliebige Bildschirmfotos am eigenen Arbeitsplatz erstellt und sofort im Dokumenten-Management-System archiviert werden. Bei der Archivierung legt ecoDMS das erstellte Bild als durchsuchbares PDF ab. Das Erkennen von Klassifizierungsvorlagen ist an dieser Stelle ebenfalls möglich.

Benutzer-Sitzungen im Einstellungsdialog
ecoDMS kann individuell für Unternehmen und Privatleute eingerichtet werden. So können über den integrierten Einstellungsdialog zum Beispiel eigene Dokumentenarten mit Aufbewahrungsfristen, Ordnerstrukturen mit Zugriffsrechten, individuelle Klassifizierungsattribute, Status etc. erstellt werden. Ab Build 21.12 können außerdem Benutzersitzungen verwaltet werden. Administratoren können nun sehen welche Benutzer aktiv mit dem Dokumenten-Management-System verbunden sind. Angezeigt werden der Benutzername, die verwendete Anwendung wie z.B. Desktop-Client oder Webclient und der Zeitpunkt der letzten Aktivität. Optional kann ein Administrator nicht benötigte Sitzungen beenden. Auf diese Weise können gleichzeitige Verbindungen für den Login anderer Benutzer freigegeben werden.

Dynamisches Datum bei Klassifizierungsvorlagen
Klassifizierungsvorlagen ermöglichen eine automatische Erkennung, Ablage, Klassifizierung und Berechtigung von Dokumenten. Diese werden über den integrieren Vorlagen Designer schnell und einfach eingerichtet. Intelligente Funktionen weisen den eingehenden Dokumenten in ecoDMS anschließend automatisch z.B. das richtige Datum, den passenden Zielordner, die Dokumentenart etc. zu. Mit diesem Update können Datumsfelder nun dynamisch mit Werten vorbelegt werden. Zur Ermittlung des dynamischen Datums können zahlreiche Werte für das Ausgangsdatum verwendet werden. So können unter anderem Termine für Wiedervorlagen automatisch vergeben werden. Ein Beispiel hierfür wäre: Wiedervorlage = Archivierungsdatum + 7 Tage. Wird das Datum dynamisch in einer Vorlage hinterlegt, passt ecoDMS den gewählten Zeitraum automatisch an. Bei Erkennen der Klassifizierungsvorlage erfasst ecoDMS dann selbstständig den Termin für die Wiedervorlage.

Sortierung der Kartenansicht
Die Ansicht der Programmoberfläche von ecoDMS und die Sortierung der Dokumente kann benutzerspezifisch an jedem Arbeitsplatz eingerichtet werden. So kann z.B. zwischen der modernen Ansicht aller Dokumente in Karten und der konventionellen, tabellarischen Auflistung aller Dokumente gewechselt werden. Die Sortierung der angezeigten Dokumente in der modernen Kartenansicht kann mit dem ecoDMS Update beliebig eingestellt werden. Jedes verfügbare ecoDMS-Attribut kann für die Sortierung der Dokumente als Basis verwendet werden. Die Sortierung ist auf- und absteigend möglich.

Neue Systemberechtigung
Dokumente können mit Dritten über das Internet geteilt und so für den externen Download bereitgestellt werden. Für diese Funktion gibt es jetzt eine eigene Systemberechtigung in ecoDMS. Diese kann der Administrator ausgewählten ecoDMS-Usern zuteilen. Darüber hinaus protokolliert ecoDMS die Nutzung der Funktion jederzeit nachvollziehbar in der Aktivitenhistorie.

Weitere Informationen zum Update gibt es im offiziellen ecoDMS-Changelog. Aktuelle Screenshots der einzelnen Funktionen können in der Funktionsübersicht auf der ecoDMS-Webseite angesehen werden.

Diese und viele weitere Details zur Software von der ecoDMS GmbH aus Aachen gibt es unter www.ecodms.de.