Der PDF-Editor von ecoDMS erlaubt es, archivierte Dokumente nachträglich mit Annotationen zu versehen. So können auf PDF-Dateien beispielsweise Stempel aufgebracht werden, die den Bearbeitungsstand optisch verdeutlichen. Ein praktisches Beispiel hierfür wäre der bekannte Stempel „Geprüft am [DATUM] von [PERSON]“.
Wird ein Dokument von der zuständigen Stelle im Unternehmen angesehen und entsprechend geprüft, kann im Anschluss ein virtueller Stempel aufgedruckt werden. Der Vorgang ähnelt dem herkömmlichen Stempeln mit Tinte. Nur erfolgt das Ganze hier per Mausklick über das Vorschaufenster des Dokuments im ecoDMS Client. Bei nicht abgeschlossenen Dokumenten gibt es hier einen “Bearbeiten-Button”, der den PDF-Editor startet. Der Stempel kann nun entweder aus einer Liste von Unternehmens-Vorlagen ausgewählt oder manuell für diesen Vorgang erstellt werden. Mit dem Speichern erzeugt ecoDMS automatisch eine neue Version des Dokuments. Darin ist der Stempel gespeichert. Wird das PDF geöffnet oder im Vorschaufenster angesehen, wird auch der Stempel angezeigt. Die ursprüngliche Originaldatei bleibt weiterhin erhalten und ist jederzeit über die Versionsverwaltung abrufbar.
Das Aufbringen eines Stempels ist ein mögliches Beispiel für die Verwendung des PDF-Editors. Denn hiermit können beliebige Kommentare und Bilder auf PDF-Dateien gebracht werden. Die eingebauten Platzhalter im PDF-Editor unterstützen den Anwender beim Aufbringen wesentlicher Informationen. So können der Benutzername, das Datum und die Uhrzeit hinterlegt werden. Diese Informationen sind besonders praktisch bei der Erstellung von Vorlagen, denn sie werden beim Speichern automatisch vom System aufgefüllt. Grundsätzlich können die Vorlagen fertige Texte, Platzhalter und Grafiken beinhalten. Beispiele für die Nutzung von Platzhaltern wären
- für Rechnungen der Vermerk „ Bezahlt am <Datum> um <Uhrzeit> von <Benutzer>“
- oder bei einem Vertrag der Kommentar „Überprüft am <Datum> um <Uhrzeit> von <Benutzer>“.