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Bei ecoDMS handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System, das in deutscher und englischer Sprache installiert werden kann. Die Software wird für die Archivierung und Verwaltung von privaten und geschäftlichen Dokumenten verwendet.

Das Preis-Leistungsverhältnis von ecoDMS ist in der Archivierungsbranche erfreulich günstig. Die kostenpflichtige Vollversion ist für 49 Euro pro Lizenz im Webshop unter www.ecoDMS.de erhältlich und darf zur privaten und kommerziellen Nutzung verwendet werden. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und enthält auch keine Dokumentenbegrenzung. Die kostenlose Free4Three Version ist mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch freigegeben. Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. Hinzu kommt ein neuartiges und modernes Online-Vertriebsmodell. Diese clevere Kombination macht den günstigen Lizenzpreis möglich.

Das ecoDMS Dokumenten-Management-System erleichtert den Dokumentenzugriff und ermöglicht, durch die Verwendung einer Volltextindexierung, die schnelle Suche nach Inhalten und Informationen. Die Software unterstützt den Arbeitsalltag in einem Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass Dokumente beliebiger Beschaffenheit zentral bereit stehen und schnell gefunden werden können.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein datenbankgestütztes Client-Server-System. Server oder Datenbankkenntnisse werden allerdings nicht vorausgesetzt. Die Software ist einfach zu installieren und leicht verständlich zu bedienen. Das System kann flexibel auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und Benutzerrechte sind mit wenigen Mausklicks konfiguriert. Für die Sicherheit und Vertraulichkeit der Dokumente, informationen und Ordner sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Mit dem Dokumenten-Management-System können nahezu alle Unterlagen und Dokumente revisionssicher archiviert werden. ecoDMS sorgt dafür, dass E-Mails, Office Dokumente, PDF Dateien, Zeichnungen, Grafiken, Bilder, Verträge, Videos, Papierdokumente und vieles mehr im DMS-System zugeordnet werden können. ecoDMS archiviert alle Dateien sicher, strukturiert diese übersichtlich und macht sie gut zugänglich für die Benutzer. Die Dokumentenzuordnung kann sogar automatisiert erfolgen. Der intelligente Vorlagen Designer erlaubt eine automatische Klassifizierung und Ablage im Archiv. Bei der Archivierung werden die Dokumente vom System erkannt und dann entsprechend zugeordnet.

Die Vollversion beinhaltet jegliche DMS Funktionen und Anschlüsse an die gängigen PC Anwendungen wie MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus druckfähigen Programmen heraus erlaubt. Die ecoDMS API ermöglicht auch aus anderen Systemen jederzeit auf den archivierten Datenbestand zuzugreifen und diesen mit weiteren Dokumenten zu ergänzen. Über die API können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Rechnungssoftware und andere Drittsysteme an das DMS angeschlossen werden.

Der Zugriff auf die archivierten Daten ist sowohl lokal, im Netzwerk als auch von unterwegs aus möglich. ecoDMS liefert Desktop Clients, Mobile Apps und eine Weboberfläche. Die Bedienung ist benutzerfreundlich und einfach. Auf der ecoDMS Internetseite gibt es die Software zum Download und gratis Test. Hier kann auch die Lizenz erworben werden. Ausführliche Dokumentationen und Schulungsvideos ermöglichen den perfekten Einstieg in das DMS. Diese Informationen stehen kostenfrei für alle Besucher der Webseite bereit. Bei Bedarf kann optional auch eine direkte Betreuung durch die ecoDMS GmbH erfolgen. Hierzu bietet ecoDMS verschiedene kostenfreie und kostenpflichtige Support und Service Leistungen an.

Fazit: Wer sich für ecoDMS entscheidet, erhält ein Dokumenten-Management-System, dass die Dokumentenverwaltung und Archivierung deutlich erleichtert. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie Googeln. Auch die Archivierung ist mit wenigen Mausklicks schnell erledigt. Die Dokumente brauchen lediglich per Drag und Drop in die Benutzeroberfläche gezogen oder über die Plug-ins archiviert werden. Die Plattformunabhängigkeit, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und ein günstiges Preismodell machen den Einsatz von ecoDMS überall möglich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecoDMS.de.