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Die Digitalisierung, Archivierung, Verwaltung und das Wiederfinden von Dokumenten kann so einfach und günstig sein. Die applord GmbH aus Aachen macht es möglich. Mit der Software ecoDMS können Privatleute und Unternehmen jeglicher Größe und Branche alle Unterlagen und Dateien bequem in einem Archiv aufbewahren und blitzschnell wiederfinden. Und das zum sagenhaften und einmaligen Preis von 49 Euro pro Benutzer.

Ein leistungsstarker Server (ecoSIMS) steuert im Hintergrund alle notwendigen Prozesse und speichert die Dateien sicher in einer postgreSQL Datenbank. Die benutzerfreundlichen Oberflächen bieten eine perfekte Übersicht aller Dokumente und Einstellungen. ecoDMS kann einfach und schnell im Netzwerk oder auf einem einzelnen Rechner installiert werden. Die Software wird stets für Windows, Ubuntu und Mac Systeme bereitgestellt. Als Client-Server-System ist ecoDMS die ideale Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen und papiergebundenen Dokumenten.

Es können beliebige Dateiformate gespeichert werden. Der Posteingang wird gescannt und über das Scanprogramm ecoICE archiviert. Auf dem PC oder im Netzwerk befindliche Dateien werden einfach per Drag und Drop ins ecoDMS gezogen. Für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice gibt es eigene Plugins, die eine direkte Archivierung aus den Programmen ermöglichen. Die Versionsverwaltung erlaubt das Ablegen mehrerer Dateiversionen. Auch E-Mails aus Outlook und Thunderbird können sofort archiviert werden.

Ordner, Dokumentenarten, zuständige Benutzer und weitere Metadaten werden für jede Datei schnell erfasst. Mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen kann diese Zuordnung auch automatisch erfolgen. Die Strukturen und Attribute können auf die eigenen Bedürfnisse selbst eingerichtet werden.

Intelligente Suchfunktionen garantieren ein blitzschnelles Wiederfinden. Über die Volltextsuche (OCR) wird nach Dateiinhalten gesucht. Gleichzeitig kann der User über die hinterlegten Metadaten schnell auf die Dokumente zugreifen.

Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Alle genannten Funktionen, Plugins und Addons sind in der Vollversion und somit im Preis von 49 Euro (brutto) pro Benutzer enthalten. Wer die Software mit drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community Edition darf außerdem für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden. Die ecoDMS Vollversion ist bereits für unschlagbare 49,00 € pro User (gleichzeitig mit dem Server verbundene User) im Internet unter www.ecodms.de erhältlich.

Ausführliche Informationen und Videos gibt es auf der Webseite www.ecodms.de.