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In Zeiten der Digitalisierung werden die Möglichkeiten zum Erstellen, Versenden und Erhalten von Dokumenten immer vielfältiger. Informationen erreichen die Empfänger auf unterschiedlichsten Wegen wie zum Beispiel via E-Mail, Briefpost, Smartphone oder Internetbrowser. Die neue Art der Kommunikation bringt gleichzeitig aber auch ein erhöhtes Datenaufkommen mit sich. Das macht sich vor allem bei der Ablage und Verwaltung bemerkbar. Um die Archivierung und Verwaltung dieser vielen Dokumente zu erleichtern, hilft ein einheitliches Ablagesystem mit einer zentralen Aufbewahrungsstelle für alle Daten und Informationen.

Um Dokumente archivieren und verwalten zu können, hat das Aachener Softwareunternehmen, die ecoDMS GmbH, ein einheitliches Ablagesystem geschaffen. Die gleichnamige Software ecoDMS soll den Nutzern ermöglichen, Dokumente automatisch archivieren, übersichtlich verwalten und schnell wiederfinden zu können. Die Software gibt es als dauerhaft kostenlose Freeversion für Privatanwender. Die Vollversion kostet 49 Euro pro Lizenz.

Mit einer solchen DMS Lösung befinden sich alle Dokumente und Informationen an einem zentralen Ablageplatz. Das erleichtert die Ablage-, Such- und Verwaltungsprozesse. Der Zugriff auf die archivierten Daten ist standortunabhängig von unterschiedlichen Medien aus möglich. Das Programm zur Posteingangsbearbeitung sorgt dafür, dass der Benutzer Dokumente einscannen, abrufen und direkt archivieren kann. Über den ecoDMS Client erhält man Zugriff auf alle Dokumente, für die eine entsprechende Benutzerberechtigung vorliegt. Außerdem erfolgt hier die Einrichtung, Konfiguration und Verwaltung der gesamten DMS Lösung. EcoDMS enthält Suchfunktionen, darunter auch eine Volltextsuchfunktion. Jedes archivierte Dokument wird automatisch vom System volltextindexiert. Die Suche ist ähnlich wie googeln. Nach der Volltextindexierung stehen die inhaltlichen Informationen sofort für eine schnelle und benutzerfreundliche Suche in ecoDMS bereit. Für E-Mails und Office Dokumente sind in der Vollversion Plug-ins enthalten. Über diese können die Dokumente sofort aus der E-Mail oder Office Anwendung heraus, in ecoDMS archiviert werden.

Dokumente archivieren ist mit ecoDMS auch automatisch möglich. Möglich macht es der integrierte Vorlagen Designer. Hier können die Benutzer eigene Vorlagen definieren, auf Basis dessen dann die Dokumente automatisch erkannt und zugeordnet werden. Hierfür genügt das Schieben von Dateien per Drag und Drop ins Archiv. EcoDMS erkennt die Datei und versieht das Dokument automatisch mit den erkannten Informationen wie zum Beispiel dem Ordner, der Dokumentenart und der Zuständigkeit. Damit auch zeitgerecht und flexibel von außerhalb auf die benötigten Daten zugegriffen werden kann, sind mobile Apps und eine webbasierte Benutzeroberfläche zwei ebenfalls feste Bestandteile der ecoDMS Vollversion.

Der Hersteller bietet auf der Webseite www.ecodms.de eine 30 Tage Demoversion zum kostenlosen Download an. Außerdem gibt es hier zahlreiche Lehrvideos, Handbücher und ausführliche Produktinformationen zum freien Abruf.