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ecoDMS ist das ideale Dokumentenarchiv für eine sichere, digitale Aufbewahrung jeglicher privater und gewerblicher Dateien. Die Software kostet bei vollem Funktionsumfang nur 49 Euro und wird online unter www.ecodms.de vertrieben. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung.

Wer ecoDMS einsetzt, kann alle Dokumente übersichtlich in einem zentralen Archiv aufbewahren und blitzschnell wiederfinden. Papierdokumente müssen nicht mehr abgeheftet, kopiert und händisch weitergegeben werden. Diese werden einfach mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und dann als PDF/A im ecoDMS Archiv gespeichert. E-Mails werden aus Outlook und Thunderbird im Standard-Mail-Format EML und zusätzlich als PDF/A Datei über eigene Addons archiviert. Anschreiben, Tabellen und Präsentationen finden ebenfalls schnell den Weg ins ecoDMS und werden dort über die ecoDMS Office Plugins im Originalformat und als PDF/A Datei abgelegt. Fotos, Musik, PDFs, Zeichnungen und andere auf dem Filesystem befindlichen Daten, können einfach per Drag und Drop ins Dokumentenarchiv gezogen werden. Darüber hinaus gibt es noch einen PDF/A Drucker, der die Ablage als PDF/A aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen ermöglicht.

Alle lesbaren Informationen werden automatisch im Hintergrund von ecoDMS volltextindiziert, so dass die Suche so einfach ist wie googeln. Der Benutzer gibt lediglich die passenden Begriffe in eine Suchzeile ein und schon werden die dazugehörigen Ergebnisse übersichtlich ausgegeben. Sogar die in Musikdateien hinterlegten Metadaten wie zum Beispiel „Titel", „Interpret" oder „Album" werden von der OCR volltextindiziert, so dass archivierte Musikstücke ebenfalls über die Volltextsuche in ecoDMS blitzschnell wiedergefunden werden können. Die Datei kann mit einem Doppelklick direkt aus ecoDMS heraus geöffnet werden und wird dann im Standard-​Musik-​Programm des eigenen Rechners abgespielt. Wer möchte kann neben Briefen, Einladungen, Musikdateien, Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen auch Bilder, Zeichnungen und Fotos in ecoDMS archivieren. Egal ob Fotos vom Urlaub, der Hochzeit, von Ausflügen, der Kinderkommunion oder auch vom letzten Geburtstag. Einfach alle Fotos können in ecoDMS bequem abgelegt und gespeichert werden. JPGs, PNGs und TIFF-​Dateien werden mit der Archivierung zudem automatisch im Hintergrund als PDF/​A-​Datei umgewandelt und können direkt im ecoDMS Vorschaufenster angesehen werden.

Besonders erwähnenswert ist die Tatsache, dass alle im Dokumentenarchiv befindlichen Informationen und Daten sicher beim Kunden in einer postgreSQL-Datenbank liegen und nicht im Netz oder schlecht gesichert auf dem Filesystem. Der User braucht an dieser Stelle keine Angst zu haben, dass die Dokumente ungewollt im Web verteilt werden könnten.

Die Zuordnung aller ablegten Daten erfolgt über den ecoDMS Klassifizierungsdialog. Hier können der Ordner, die Zuständigkeiten, der Status, die Dokumentenart und viele weitere Informationen hinterlegt werden. Anhand dieser Informationen können die Dokumente –ergänzend zur Volltextsuche– wiedergefunden und detailliert abgelegt werden.

Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten.

Als Client-​Server-​System kann ecoDMS im Netzwerk, Web, lokal oder auch als App verwendet werden. Durch die Netzwerkfähigkeit und Plattformunabhängigkeit stehen die Daten den Benutzern schnell und bequem am eigenen Bildschirm oder auch von unterwegs aus zur Verfügung. Installiert werden kann der Server von ecoDMS unter Windows, Ubuntu und Debian und die Benutzeroberflächen können plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS installiert werden.

Vor dem Kauf kann der Funktionsumfang mit ecoDMS Free4Three Edition ausgiebig getestet werden. Die freie Version verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden. Diese und weitere Informationen sind unter www.ecodms.de erhältlich.