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Die günstige Archivlösung „ecoDMS“ gilt als der Standard für eine qualifizierte Dokumentenarchivierung. Mit einem besonderen Preis-Leistungsverhältnis hat die Aachener-Software bereits tausende Nutzer innerhalb von Europa überzeugt. Die Erfahrungen der privaten und gewerblichen Anwender ist durchweg positiv.

Mit dem einmaligen Lizenzpreis von 69 Euro inklusive 19% Mehrwertsteuer pro gleichzeitiger Verbindung für das gesamte Archivsystem, erreicht die ecoDMS GmbH eine riesige Zielgruppe. Das ecoDMS Archiv ist der beste Beweis dafür, dass ein gutes DMS mit vollem Funktionsumfang definitiv nicht teuer sein muss. Immer mehr Kunden freuen sich über die preiswerte ecoDMS-Archivlösung. Einen kleinen Ausschnitt verschiedener ecoDMS-Nutzer und deren Erfahrungen mit der Software hat die ecoDMS GmbH auf der Webseite veröffentlicht.

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Als Client-Server-System bietet das beliebte ecoDMS Archiv all das, was von einer professionellen Archivlösung erwartet wird. Im Fokus der Anwendung steht die gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung jeglicher elektronischer Dateien und von Papierdokumenten. Gemäß der GoBD-Richtlinie erfüllt das DMS die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung und arbeitet demnach revisionskonform.{gallery}gallery/dms/artikel{/gallery}Beliebige Dokumentenarten können im Archiv langfristig gespeichert werden. Papier-Unterlagen werden mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und dann direkt über die Inbox im ecoDMS Client weiter verarbeitet. Dateien, wie zum Beispiel PDFs, Zeichnungen, Bilder, TXT-Files und sogar Musik, können bequem und direkt vom Dateisystem aus ins Archiv gezogen werden. Office-Dokumente aus MS Word, Excel, Powerpoint, LibreOffice und OpenOffice Writer, Calc und Impress sind im Handumdrehen über die dazugehörigen Office-Plugins archiviert. In diesem Fall genügt ein Klick auf das in Office integrierte ecoDMS-Icon. Anschließend erfolgt die Klassifizierung und die Ablage im Originalformat und als langzeit-sicheres PDF/A. Die Versionsverwaltung erlaubt zudem eine optionale Weiterbearbeitung der Originaldatei. Das geänderte Dokument kann als neue Version im ecoDMS Archiv abgelegt werden.

Speziell für die E-Mailarchivierung verfügt ecoDMS über Addons für Thunderbird und Outlook. Diese ermöglichen eine manuelle, aber direkte Archivierung der E-Mails und deren Anhänge aus den Mailclients. Auch hier erfolgt die Ablage der Nachricht im Original-EML-Format und zusätzlich als PDF/A. Darüber hinaus hat die ecoDMS GmbH mit ecoMAILZ für den Sommer 2017 eine unabhängige und somit eigenständige Mailarchivierungssoftware angekündigt. Über diese Anwendung wird eine automatische und natürlich gesetzeskonforme E-Mailarchivierung möglich sein. Der genaue Release-Termin wird demnächst bekanntgegeben.

Weiter zu ecoMAILZ

Der Archivierung sind mit ecoDMS-Produkten keine Grenzen gesetzt. Über den virtuellen ecoDMS PDF/A-Drucker können Dateien sogar aus anderen, druckfähigen Anwendungen heraus ins Archiv gedruckt werden. Beispiele hierfür wären Warenwirtschaftssysteme, CRM-Systeme, ERP-Systeme und vieles mehr.

Ein besonderes Highlight bei der Dokumentenarchivierung bildet der Vorlagen Designer von ecoDMS. Über diesen können die Unterlagen ohne das weitere Zutun des Anwenders automatisiert klassifiziert und archiviert werden. Der Designer erlaubt das Erstellen beliebiger Klassifizierungsvorlagen. Diese können vom Benutzer selbst generiert werden. Als Basis für die Zuordnung können unter anderem Schlagwörter, RegEx-Befehle und das Layout verwendet werden.

Das Wiederfinden der archivierten Dokumente wird mit ecoDMS ebenfalls zum Kinderspiel. Jede lesbare Information, dazu zählen auch die Metadaten einer Datei, durchlaufen im Hintergrund eine automatische Volltextindizierung. Das macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Anwender können nach beliebigen Suchbegriffen und auch nach den hinterlegten Klassifizierungsattributen suchen. Beispiele für mögliche Klassifizierungen sind der Ordner, die Dokumentenart, das Datum, die Bemerkung, der Status und vieles mehr.

Eingerichtet werden kann ecoDMS exakt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Nutzerkreise. Über den Einstellungsdialog können individuelle Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Benutzergruppen und Zugriffsrechte definiert werden.

Die enorme Skalierbarkeit in Kombination mit der praktischen Plattformunabhängigkeit erlaubt den Einsatz in einer ganz kleinen und auch in einer riesigen IT-Infrastruktur. ecoDMS kann unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS lokal, im Netzwerk und als SaaS-Lösung in der Cloud installiert werden. Außerdem gibt es die Server-Komponente für NAS-Geräte der Marken QNAP und Synology via Docker-Image und als Spielwiese unter Raspbian für den Raspberry Pi. Als App gibt es ecoDMS für Android und iOS.

Im Lizenzpreis von 69 Euro sind jegliche ecoDMS-Archiv-Komponenten inbegriffen. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und völlig unabhängig von der Dokumentenanzahl. Das moderne Container-Speichersystem und die dazugehörige postgreSQL-Datenbank erlauben ein unbeschränktes Datenvolumen. Die ecoDMS-Technologie ist außerdem die perfekte Basis für eine qualifizierte Datensicherung und Datenwiederherstellung.

Unter www.ecodms.de gibt es die Software zusammen mit ausführlichem Informationsmaterial. Für 30 Tage kann ecoDMS kostenfrei als Demoversion genutzt werden. Nach Ablauf der Testphase wird der Funktionsumfang eingeschränkt und es entsteht die Free4Three-Version. Diese darf privat für maximal 3 Benutzer kostenlos weiter zum Einsatz kommen. Für alle, die das System gewerblich und mit voller Funktionalität nutzen möchten, ist dann das Einspielen einer Lizenz erforderlich.