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Mit der ecoDMS Software können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Die langfristige, sichere Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen ist ein wichtiger Bestandteil einer jeden Firma und auch Privatperson. Mit dem beliebten Dokumenten-Management-System ecoDMS kann eine solche Archivierung einfach und benutzerfreundlich durchgeführt werden. Die Software kann plattformunabhängig installiert werden, ist leicht zu bedienen und bietet vollen Funktionsumfang für wenig Geld. Für 49 Euro erhält man mit ecoDMS ein vollwertiges Dokumenten-Management-System zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Dokumente und Informationen. Die Kosten fallen für eine ecoDMS Version nur ein Mal an, da eine Lizenz zeitlich unbegrenzt gültig ist. Im DMS Sektor ist dieser Preis unschlagbar.

ecoDMS lässt sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren und gezielt auf die eigenen Bedürfnisse einrichten. Alle Unterlagen befinden sich mit ecoDMS in einem zentralen, digitalen Archiv. Der Zugriff auf die Dokumente ist über Desktop-Programme direkt am eigenen Computer möglich. Damit auch von außen auf die benötigten Daten zugegriffen werden kann, sind mobile Apps und eine webbasierte Benutzeroberfläche ebenfalls fester Bestandteil dieser Archivlösung.

Die Software bietet eine gute Performance und erleichtert die Dokumentenprozesse in einer Firma und im Privathaushalt. Die automatische Dokumenten- und Barcode-Erkennung ermöglicht eine blitzschnelle Erkennung und Ablage der Daten. Die über den ecoDMS Vorlagen Designer erstellten Klassifizierungs- und Barcodevorlagen ermöglichen eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten. Die Einrichtung und Erkennung erfolgt auf Basis von Formularen, Schlagwörtern und/​oder Barcodes aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen. Für den Anwender bedeutet dies beispielsweise: Dokument einscannen, vom System erkennen lassen, den Button „Archivieren" betätigen, fertig. Ebenfalls im Lizenzpreis inbegriffen sind Plug-ins für Outlook, Thunderbird, MS Office, LibreOffice und OpenOffice. Außerdem gibt es einen PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen.

Für eine sichere Ablage der Unterlagen sorgt ein optimales Berechtigungssystem. Für jede Datei und jeden Ordner können die Zugriffsrechte exakt definiert werden. Das Wiederfinden der abgelegten Dokumente ist kinderleicht. Es gibt verschiedene Suchfunktionen. Der Benutzer muss lediglich die Suchkriterien in einer Suchmaske erfassen und schon werden die passenden Ergebnisse übersichtlich am Bildschirm angezeigt.

Verkauft wird ecoDMS direkt vom Hersteller auf der Webseite www.ecodms.de. Auf der Webseite finden die Benutzer außerdem ausführliche Anleitungen, Schulungsvideos und Informationen rund um das Dokumenten-Management-System. Auch die Software Komponenten können hier heruntergeladen und 30 Tage lang ausgiebig und kostenfrei getestet werden. Für Privatnutzer ist die Nutzung von ecoDMS dauerhaft kostenlos möglich.